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El futuro del trabajo: Automatización Robótica de Procesos

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es la forma más actual de referirse a lo que Automate ha estado haciendo durante años: automatizar, de manera fácil e inteligente, tediosos procesos manuales que consumen su tiempo. En este webinar de RPA, Richard Schoen explica cómo las ineficiencias afectan los procesos diarios de las organizaciones y qué puede hacer la Automatización Robótica de Procesos para resolverlas.

 

Resolver ineficiencias

Entre las responsabilidades de una compañía se encuentra la gestión de valiosas tareas de IT, como la implementación y actualización de un nuevo sistema de ERP. Una vez que el sistema está instalado, tareas de menor valor como el ingreso de datos, terminan a cargo de los departamentos de negocio. Muchas veces, suele suceder que tareas como chequear el estado de órdenes o ingresas datos, son ineficientes, pero Negocio no considera una prioridad que IT se dedique a optimizar ese proceso. Un software de Automatización Robótica de Procesos es una forma de automatizar estos procesos, y cómo es fácil de usar y no requiere la escritura de código, la automatización de tareas puede ser administrada sin un amplio conocimiento técnico.

En el webinar, Richard proporcionó un ejemplo de cómo RPA permite optimizar un proceso. En ese caso, una empresa de manufacturas tenía un sistema eficiente de ERP instalado. La mayoría de los proveedores y transacciones de logística se administraban utilizando EDI y todo se ejecutaba perfectamente, la mayoría de las veces. El equipo descubrió que existían miles de excepciones a las transacciones de logística que necesitaban ser controladas manualmente todos los días hasta que el producto era entregado al cliente.

La empresa no recibiría el pago si el envío no llegaba al sitio del cliente, de modo que no tenían otra opción que asignar dos empleados para que chequearan el estado del envío durante todo el día. Esto significaba ingresar al sistema de ERP, buscar el número de envío, ingresar en el sitio web del carrier correspondiente, ingresar el número de envío, revisar la pantalla de estado, y actualizar el estado de ERP en la orden del cliente. Estas ocho horas diarias de trabajo tedioso, convertían rápidamente a los empleados en personas descontentas y agotadas

Incorporar RPA

Con la Automatización Robótica de Procesos, en lugar de imprimir una lista de órdenes para procesar manualmente todos los días, se puede generar un reporte en CSV o Excel, o se puede realizar un query de la base de datos de ERP para obtener la lista directamente. Luego, un robot de software ejecuta cada línea del reporte automáticamente. Para cada línea, el robot busca automáticamente el sitio web de cada carrier, utilizando un servicio web si está disponible, y chequea el estado del envío. Una vez que el estado del envío ha sido determinado, la información puede ser actualizada instantáneamente en el sistema de ERP. Ahora, cada parte del proceso es ejecutada por robots automatizados, liberando a los dos empleados para que se concentren en tareas más importantes.

El patrón de revisar, manipular, repetir y aburrirse

El ejemplo anterior es bastante específico. Este es otro caso de un proceso ineficiente implementado en muchos departamentos de distintas industrias: el patrón de procesar reportes recibidos. Richard sugiere que también se hace referencia a la versión manual de esta tarea como el patrón de revisar, manipular, repetir, y aburrirse. Así es como funciona:

Un reporte es recibido en un documento CSV, de texto, Excel, o PDF. Luego, el reporte necesita ser procesado. El empleado abre el reporte y lo imprime o comienza a trabajar con los datos. Para ello, el empleado ingresa datos, probablemente en otro sistema, o copia y pega los datos en un nuevo reporte. Cuando el trabajo está finalizado, el reporte original se guarda por razones de registro y auditoría y los resultados finales son cargadas en algún otro lugar para el procesamiento del backend.

Con una solución de automatización Robótica de Procesos, usted puede completar todo el proceso con solo un paso manual (el usuario debe guardar el archivo entrante en una carpeta de ingreso) o sin ningún paso manual (en caso de que el archivo llegue a la bandeja de entrada monitorizada). El ingreso del archivo en la bandeja de entrada o la carpeta desencadenará los pasos siguentes.

 

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