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Diseñar flujos de trabajo automatizados: Cómo automatizar sus procesos de Negocio

Como hemos mencionado antes en este blog, una de las mejores cosas de la Automatización Robótica de Procesos es que puede realizar las mismas tareas que un operador humano. ¿Necesita loguearse en una aplicación web y extraer datos? Su software de RPA puede hacerlo. ¿Necesita consultar una base de datos, crear un reporte en Excel y enviárselo a su jefe? Un robot de software puede hacerlo. Esto significa que una plataforma potente de Automatización Robótica de Procesos puede manejar prácticamente cualquier proceso de Negocio repetitivo.

Desafortunadamente, muchas veces los procesos que realizan los operadores humanos no son eficientes. Si no se tiene cuidado, estas ineficiencias se pueden trasladar a los procesos automatizados. Por ejemplo, tal vez esté generando múltiples reportes que pueden ser consolidados si los automatiza, o tal vez haya construido un paso para chequear la precisión, necesario para cuando los humanos ejecutan esa tarea, pero probablemente no para cuando lo hace su solución de automatización.

Implementar una nueva plataforma de automatización es la oportunidad perfecta para optimizar y volver a trabajar sobre sus procesos de Negocio.

¿Qué procesos debería automatizar?

La mayoría de las empresas tiene una larga lista de procesos que podrían ser automatizados. Para determinar cuáles le proporcionarán mayor ROI, piense qué tareas están tomando la mayor cantidad de tiempo de su equipo. ¿Algún miembro del equipo está utilizando más de 30-60 minutos en un proceso diario en particular? Si el proceso es repetitivo y sigue determinadas reglas, seguramente pueda ser automatizado.

Mientras que la Automatización Robótica de Procesos tiene la capacidad de encargarse de algunos procesos específicos, existen algunos que particularmente desperdician mucho tiempo en la empresa, como gestionar las transferencias de archivos, ingresar datos manualmente en múltiples sistemas, dar de alta a nuevos empleados en Active Directory y otras aplicaciones, gestionar solicitudes por email, o navegar sitios web para descargar archivos o extraer datos, ¿Le gustaría que un software de Automatización Robótica de Procesos se hiciera cargo de cualquiera de estos procesos?

Documentación

Ahora que ha definido un proceso para agilizar, el primer paso es asegurarse que sabe exactamente cómo funciona el proceso. Todavía no se preocupe por la optimización del proceso, solo haga una lista de todos los pasos que lo componen. Existen algunos factores críticos para tener en cuenta. Primero, es esencial saber cuál es el disparador del proceso, qué es lo que causa que el proceso comience: ¿es un email, la llegada de un archivo, o la cercanía del final del mes? Segundo, ¿cuál es el resultado esperado del proceso? ¿El proceso tiene algún resultado, como un reporte o un email saliente, y a dónde debe ir ese resultado?

Una vez que haya establecido el comienzo y el final del proceso, complete todos los pasos existentes. Asegúrese de poder conectar cada paso. Si la llegada de un email con adjunto deriva en extraer los datos del archivo adjunto, ¿cómo hace el email para llegar desde la bandeja de entrada a la persona o programa encargado de extraer la información?

La documentación precisa del proceso puede significar hablar con diferentes personas o grupos dentro de la empresa. Muchas veces, un grupo puede no tener idea acerca de cómo otro grupo completa su parte del flujo de trabajo.

Optimización

Una vez que haya documentado el proceso completo con precisión, es el momento de comenzar a optimizarlo. En esta instancia, la pregunta más importante es: ¿Por qué? ¿Cuál es el propósito de cada paso de este proceso?

Lamentablemente, muchas veces la respuesta es simplemente que esa tarea siempre se hizo de esa manera. Los equipos involucrados en el proceso pueden resistirse a la idea de que su proceso no se está realizando de forma eficiente, o tal vez no quieren esforzarze en modificarlo. Muchas personas están entusiasmadas con la idea de ahorrar tiempo a través de la automatización, pero no se dan cuenta de que la mejora de procesos es necesaria para maximizar las horas que se ahorrarán. Si usted es responsable de desarrollar su nueva estrategia de automatización, asegúrese de no perder su tiempo automatizando procesos ineficientes que necesitarán ser revisados más tarde. Cuando un proceso se automatiza de forma eficiente, proporciona mayores beneficios a toda la empresa. Vea cómo esta compañía ahorró 20 horas por semana, solo automatizando su generación de reportes semanales y mensuales; o cómo este proveedor de servicios de salud ahorró 50 horas por semana al automatizar sus transferencias de archivos y otros procesos.

Piense en el resultado del proceso que ha delineado en la instancia de documentación. Cualquier paso que no sea esencial para alcanzar ese resultado, debe ser eliminado. Por ejemplo, si está ingresando información en múltiples sistemas, ¿son todos necesarios? ¿Está imprimiendo copias de documentos en papel, sin razón? Este es el momento perfecto para deshacerse de pasos innecesarios.

Seguramente quiera considerar implementas su proceso automatizado en etapas. Por ejemplo, su proceso original podría consistir en la llegada de un archivo a una bandeja de entrada, el guardado manual del archivo una carpeta específica, realizado por uno de los empleados, y, luego, un segundo empleado que manipula el archivo, copia, pega, y vuelve a guardar, generando una tarea que consumía mucho tiempo. Automatizar la manipulación de archivos agilizará la parte más engorrosa del proceso y le proporcionará un mayor ROI de su nueva herramienta de automatización. Más tarde, podrá también automatizar la monitorización de la bandeja de entrada y guardar el archivo en la carpeta correspondiente, eliminando, completamente, la necesidad de la intervención humana.

Automatización

¡Esta es la parte divertida! Usted tiene una lista de pasos optimizados, donde cada uno es esencial para alcanzar los objetivos de negocio. Con un software de Automatización Robótica de procesos fácil de usar, puede fácilmente ordenar todo utilizando solamente drag and drop, sin la necesidad de scripts.

Este es un ejemplo de un proceso de incorporación de Recursos Humanos. El proceso original involucraba múltiples empleados realizando más de tres horas de trabajo combinado. 

El preceso optimizado no solo eliminó el trabajo manual, si no que combinó los tickets de soporte y consolidó el número de emails enviados. 

 

 

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