Benefits of business process automation
Leitfäden

Automatisierter Betrieb: 5 Vorteile der Automatisierung

Vorteile der Business Process Automation (BPA)

Vorteile der Automatisierung

Schon lange bevor der Begriff „Automatisierung“ geprägt wurde, existierten Visionen einer Welt, in der alle Aufgaben von Maschinen erledigt werden. So hörte beispielsweise der Star des Auftritts von Westinghouse auf der Weltausstellung 1939 auf den Namen Electro. Electro war ein Roboter, der gehen, sprechen und zählen konnte. Allerdings waren Electro und seinesgleichen noch kaum mehr als von Menschen ferngesteuerte Attrappen. In den sechziger Jahren rückte dann eine wesentlich praktischere Erfindung in den Mittelpunkt des öffentlichen Interesses: der Computer.

In Filmen und Werbeclips summten diese „Elektronengehirne“ in gepflegten Umgebungen vor sich hin, gesteuert von gut gekleideten Bedienern, die scheinbar nicht anderes zu tun hatten, als die blinkenden Leuchten zu beobachten und ab und zu eine Bandspule zu wechseln. Die Realität sah jedoch völlig anders aus. Die meisten Mitarbeiter in Steuerzentralen hätten ihre letzten Lochkarten gegen einen „Electro“ getauscht, wenn dieser nur fehlerlos Aufgaben verteilen sowie überwachen, unvorhergesehene Ereignisse bewältigen und Leistungsprobleme hätte beseitigen können. Heute ist das ganz ähnlich (obwohl es keine Lochkarten mehr gibt, die die Mitarbeiter eintauschen könnten) – und damit sind wir beim automatisierten Betrieb.

Eine der Schwierigkeiten beim Betrieb von Großrechnern war seit jeher die Vielfalt der für grundlegende Funktionen erforderlichen Software. Der erste Lösungsversuch bestand im Einsatz einer großen Anzahl von Mitarbeitern, den Operatoren. Doch machten die Lohnkosten schon bald den Großteil des IT-Budgets aus.

Aus dem Betrieb war ein Monster geworden, das ständig gefüttert werden wollte. Es mussten eigene Verwaltungsstrukturen dafür entwickelt werden. Diese Bürokratie und die Natur des Menschen führten zu einem fehleranfälligen System, was zu noch mehr Ausgaben und mehr Komplexität führte. Ergo: ein absolut unhaltbarer Zustand. Beseitigt werden kann dieser, indem die Steuerung und die Verwaltung dem Computer selbst übertragen werden.

 

Die Anfänge der Automatisierung von Betriebsabläufen

Die Automatisierung des Computereinsatzes begann vor ungefähr 45 Jahren mit der Einführung des Betriebssystems OS/360 durch IBM. Wie andere frühe Betriebssysteme war OS/360 ein Steuerprogramm zur Verwaltung der Systemressourcen, das einen automatischen Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten ermöglichte. Dies wurde als „Stapelverarbeitung“ bezeichnet. Mit OS/360 konnten „Aufgabenstapel“ abgearbeitet werden, jedoch ließ sich weder die Reihenfolge noch die Planung zukünftiger Aufgaben angemessen steuern. Außerdem waren noch immer zahlreiche Benutzereingriffe erforderlich.

Aus diesem Grund entwickelte IBM Add-On-Komponenten wie Job Entry System 3 (JES3) für die grundlegende Aufgabenplanung. Jedoch war diese Funktion auch in späteren IBM-Betriebssystemen wie MVS, VM und DOS/VE lediglich rudimentär. Die Probleme bei der Automatisierung von Computerprozessen ergeben sich aus der Komplexität der unterschiedlichen Betriebssysteme, Datenbanken, Kommunikationsprotokolle sowie anderer Softwareprogramme. Dies gilt heute ebenso wie damals. Die einzelnen Komponenten waren unabhängig voneinander und mussten daher von den Bedienern manuell integriert und gesteuert werden.

Da noch immer Mitarbeiter erforderlich waren, um komplexe, arbeitsintensive Aufgaben durchzuführen, begann die Entwicklung der heutigen Software für die Automatisierung von Betriebsabläufen. Die Anzahl und die Bandbreite der erhältlichen Produkte hat sich deutlich vergrößert und umfasst Aufgabenbereiche wie die Zeitplanung, die Reaktion auf Konsolenmeldungen, Backup und Wiederherstellung, Druckdienste, Leistungstuning und viele mehr.

 

Die 5 wichtigsten Vorteile der Automatisierung

Mit den richtigen Tools ist die Automatisierung von Computerprozessen oftmals überraschend einfach und von hohem Nutzen. Die Vertrautheit mit diesen Vorteilen – und möglichen Hindernissen – ist ein entscheidender Schritt bei der Vorbereitung von Automatisierungsprojekten. In einer aktuellen Studie eines führenden Branchenmagazins wurde folgende Frage gestellt: „Worin sehen Sie die wesentlichsten Vorteile eines automatisierten bzw. personalfreien Rechenzentrums?“ Die am häufigsten genannten Vorteile der Prozessautomatisierung waren Kostensenkung, Produktivität, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeitund Leistung (siehe Abbildung im Folgenden).

Studien zu den Vorteilen der Automatisierung

1. Kostensenkung

In allen Unternehmen weltweit steht die Steigerung der Profitabilität stets im Vordergrund. Eine der Möglichkeiten hierzu ist die Kostensenkung. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine Reduzierung der Kapazitäten des Rechenzentrums negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat.

Automatisierungssoftware ist ein besseres Konzept zur Eindämmung und Senkung der Kosten. Das größte Potenzial besteht in der Verbesserung des Service für die Kunden (Endbenutzer) bei zugleich systematischer Kostensenkung. Dieses Einsparpotenzial übersehen Unternehmensleitungen häufig. Die meisten modernen Betriebssysteme zeichnen sich durch geringe Anschaffungs- und Betriebskosten aus. Trotzdem können die Bedienergehälter bis zu 71 % der Gesamtkosten ausmachen.

2. Produktivität

Mit dem Technologiebedarf des Unternehmens wächst auch die Bedeutung der Produktivität. Während andere Geschäftsbereiche regelmäßig Tools zur Steigerung ihrer Produktivität erhalten, geht die IT oft leer aus. Die Verbreitung von Büroanwendungen hat die Produktivität der Anwender deutlich erhöht. Doch statt den IT-Mitarbeitern ihre Aufgaben zu erleichtern, hat die Verbreitung des PCs deren Arbeitsbelastung nur erhöht.

Mit dem immer weiteren Einsatz steigen auch die Anforderungen. Mehr Benutzer erstellen mehr Aufgaben und trotz gegenteiliger Bemühungen wird immer mehr gedruckt. Obwohl der Trend hin zu transaktionsorientierten Online- sowie Client-Server-Systemen geht, wachsen die Batch-Workloads immer weiter. Ein Großteil der CPU-Zeit entfällt noch immer auf Produktionsbatchaufträge, und in großen Unternehmen kommen ständig neue Aufträge hinzu.

Die Einführung in die Robotic Process Automation (RPA)

Bei der Robotic Process Automation (RPA) handelt es sich um eine neuartige Automatisierungslösung zur Optimierung von Betriebsabläufen in Unternehmen jeder Größe. Was ist Robotic Process Automation (RPA)? Die Einführung in die Robotic Process Automation (RPA) erläutert, was Sie über Robotic Process Automation (RPA) wissen müssen und wo Sie ansetzen können.

Teil 2

Die Automatisierung von Betriebsabläufen bietet mehrere Lösungsmöglichkeiten für diese Probleme.

Software für die Auftragsplanung erhöht den Batch-Durchsatz durch die Automatisierung der Produktionsbatchplanung. In den Anfangstagen war der Computerdurchsatz abhängig davon, wie schnell Bediener die Schalter an der Bedienkonsole betätigen konnten. Heutzutage geht es darum, zu verhindern, dass der Computer darauf wartet, dass der Bediener endlich den nächsten Auftrag freigibt. Die Verkürzung des Abstands zwischen Aufträgen sowie die Minimierung der Benutzereingriffe sparen Zeit und Geld. Unter Umständen lassen sich Prozesse um Stunden verkürzen, wodurch Sie mehr Arbeit erledigen und die Systemauslastung deutlich optimieren können.

Sobald der Auftragsplan festgelegt ist, führt die Automatisierungssoftware die Befehle präzise und in der richtigen Reihenfolge aus. Damit entfallen die von Bedienern verursachten Fehler. Die Prognose des Auftragsabschlusses und die Möglichkeit zur Durchführung von „Was-wäre-wenn“-Analysen bezüglich Planänderungen bedeuten Vorteile für den Betrieb, da häufige Aufgaben frei von Mutmaßungen durchgeführt werden können.

3. Verfügbarkeit

Unternehmen sind zunehmend abhängig von Computern. Tagtägliche Aufgaben werden häufig in Onlinesystemen bearbeitet. Hierzu gehören beispielsweise Auftragsannahme, Reservierungen, Montageanweisungen, Versandaufträge usw. Wenn Computer nicht zur Verfügung stehen, bedeutet das Verluste für das Unternehmen.

Vor einigen Jahren war es noch hinnehmbar, wenn Computer einige Stunden nicht zur Verfügung standen. Heute, mit der verbreiteten Nutzung von Cloud-Systemen, kann der Ausfall wichtiger Systeme Umsatzverluste in Millionenhöhe zur Folge haben und den Ruf des Unternehmens schädigen.

Hochverfügbarkeit ist eines der wichtigsten Ziele der IT. Auch dieses lässt sich mit der Automatisierung von Betriebsabläufen erreichen. Festplattenausfälle sind praktisch unvermeidbar. Ein ernsthaftes Problem entsteht jedoch erst, wenn kein geeignetes Backupsystem zur Verfügung steht oder die Sicherung nicht auffindbar ist. Einer der entscheidenden Vorteile, den die Automatisierung bietet, ist deren Einsatz für Sicherungs- und Wiederherstellungssysteme zum Schutz vor katastrophalen Datenverlusten oder der unbeabsichtigten Beschädigung von Systemen durch Bedienungsfehler.

In vernetzten Umgebungen ist außerdem eine zentrale Verwaltung sinnvoll. Mitarbeiter können Business-Probleme per Fernzugriff beheben, während ein einzelner Bediener an einer zentralen Konsole die unternehmenskritischen Funktionen im ganzen Netzwerk im Auge behält. Die fortlaufende Überwachung mit geringem Bedarf an CPU-Leistung und Kommunikationsbandbreite erleichtert die Verfolgung wichtiger Trends bei der Netzwerkperformance.

4. Zuverlässigkeit

Produktivität ist ein offensichtlicher Vorteil, den die Automatisierung mit sich bringt. Wesentlich wertvoller ist jedoch die Zuverlässigkeit, die die Automatisierung ermöglicht. Zuverlässigkeit ist das Fundament, auf dem jede gut funktionierende IT-Abteilung aufbaut. Fehlende Zuverlässigkeit bedeutet Chaos und unzufriedene Benutzer. In IT-Abteilungen sind zwei unterschiedliche Arten von Kompetenzen gefragt: Auf der einen Seite benötigen Mitarbeiter hohe technische Kompetenzen, beispielsweise beim Verständnis der Komplexität von Betriebssystemen sowie bei der Analyse und Behebung von auftretenden Problemen. Auf der anderen Seite müssen diese Mitarbeiter auch ohne zu murren die einfachsten Aufgaben, wie das Bestücken von Druckern mit Papier, erledigen. 

Seien wir ehrlich, viele der Arbeiten sind einige der langweiligsten und fehleranfälligsten Routineaufgaben, die in IT-Abteilungen erledigt werden müssen. Die resultierenden Fehler lassen sich jedoch vermeiden, wenn man den Faktor Mensch aus der Gleichung entfernt.

Die Automatisierung von Betriebsabläufen gewährleistet, dass Aufgaben zuverlässig und in der richtigen Reihenfolge erledigt, dass Daten fehlerfrei eingegeben und dass alle Anforderungen erfüllt werden.

All diese Bereiche stellen auch in Unternehmen mit nur einem Standort Fehlerquellen dar, ganz zu schweigen von Netzwerken mit mehreren Systemen, weltweit verteilten Standorten mit unterschiedlichen Betriebssystemen, Kommunikationsproblemen, integrierter LAN-Verarbeitung und zugehörigen PCs. Hier steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit exponentiell an. Derartige Umgebungen sind zwingend auf eine Automatisierung der Betriebsabläufe angewiesen.

Software kann komplexe Aufgaben anhand vordefinierter Parameter dynamisch und intelligent erledigen. Trotzdem werden unternehmenskritische Aufgaben wie die Freigabe von Aufträgen, die Durchführung von Backups und die Gewährleistung der Kommunikation oft von unerfahrenen Mitarbeitern der IT-Abteilung durchgeführt. Der Vorteil automatisierter Systeme besteht darin, dass Funktionen zuverlässig von der Automatisierungssoftware ausgeführt werden, wodurch stundenlange mühsame, langweilige und manuelle Aufgaben entfallen.

5. Leistung

Selbstverständlich ist Höchstleistung das Ziel jedes Unternehmens. In der Realität bedeutet dieses Ziel aber allzu oft schlicht nicht zu bewältigende Arbeitslasten. Computer werden zwar Jahr für Jahr schneller und billiger, jedoch wachsen zugleich auch die Anforderungen und übersteigen mitunter die Kapazitäten der Computerinfrastruktur des Unternehmens. Deshalb suchen zahlreiche Unternehmen nach Möglichkeiten, die Systemleistung zu steigern.

Zwei Ansätze sind die Aktualisierung der Hardware und die Anschaffung eines neueren Systems. Beide sind teuer. Des Weiteren lässt sich die Leistung auch durch eine verbesserte Abstimmung des Systems steigern. Dies erfordert jedoch einen besonders kompetenten Mitarbeiter, der in der Regel rund um die Uhr verfügbar sein muss. Außerdem sind die Systemeinstellungen nur für den jeweils aktuellen Workload aktuell.

Hindernisse auf dem Weg zum automatisierten Betrieb

Betriebsautomatisierung ist gleichbedeutend mit höherer Produktivität, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Leistung. Außerdem kann sie zur Senkung der Betriebskosten beitragen. Der Übergang zum vollautomatisierten Betrieb rund um die Uhr verspricht eine hohe Rendite

Mit automatisierten Systemen bieten Sie Ihren Kunden einfach mehr und können größere Aufträge erledigen. Dies ist ein wichtiges Motiv für die Automatisierung. Jedoch handelt es sich hierbei um keine leichte Aufgabe. Es sind zahlreiche Hindernisse zu überwinden.

Und wir finden immer eine Ausrede, Hindernisse nicht anzugehen. In einer aktuellen Umfrage wurden IT-Mitarbeiter gebeten zu erläutern, warum sie ihre Systeme noch nicht automatisiert haben. Die Antworten waren so erwartbar wie gleichlautend. Am häufigsten genannt wurden fehlende Zeit, fehlendes Budget, fehlende Programmiereroder ganz allgemein Personalmangel. Hier einige Beispiele:

  • „Wir haben kein entsprechendes Budget und sind nicht mit den verfügbaren Automatisierungsangeboten vertraut.“
  • „Zu wenig Zeit und zu viele zu bewältigende Probleme.“
  • „Nicht erforderlich. Ich schreibe ein eigenes Programm.“

In 43 % der befragten Unternehmen waren Projekte zur Betriebsautomatisierung geplant. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass 57 % der Unternehmen die Vorteile der Automatisierung noch nicht erkannt haben.

Kosten

Auf allgemeiner Ebene lassen sich die Hindernisse auf dem Weg zur Automatisierung in zwei Kategorien zusammenfassen: Kosten und Personal. Zwei der häufigsten Vorteile sind Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit. Beide Faktoren liefern überzeugende Argumente für Automatisierungsprojekte und rechtfertigen in der Regel offensichtlich die Kosten. Jedoch kommen im Projektverlauf weitere Kostenfaktoren hinzu. Unter Umständen sind zusätzliche Investitionen erforderlich, beispielsweise in automatische Bandspeichergeräte oder Wechseleinrichtungen, zusätzliche Software und Messaging Services.

Unternehmen, die auf automatisierte Systeme umstellen, bemerken anfangs oft Einsparungen. Jedoch sind diese Kosteneinsparungen nicht der Hauptgrund für die Automatisierung des Computerbetriebs. Im Vordergrund sollten die Vorteile für die Endkunden stehen. Denn mit einer Optimierung des Kundenservice durch Automatisierung zeigen sich auch hier finanzielle Vorteile.

In-house-Automatisierungslösungen sind anfangs oft Erfolg versprechend, erweisen sich in der Regel jedoch als zu begrenzt. Derartige Systeme sind häufig zum Scheitern verurteilt, da der Aufwand für die Wartung sowie die Erweiterung der Automatisierungsprozesse zu groß ist. Außerdem sind In-house-Automatisierungslösungen teuer und erhalten oftmals nicht die erforderliche Priorität in der IT-Abteilung. Aus diesem Grund geraten Automatisierungsbemühungen auf Basis intern entwickelter Lösungen nach begrenzten Anfangserfolgen rasch ins Stocken. Viele Unternehmen, die diese Erfahrung gemacht haben, greifen letztendlich zu einer kommerziellen Automatisierungssoftware.

Personal

Die Umsetzung von Automatisierungsinitiativen stößt häufig auf Gegenwehr bei den eigenen Mitarbeitern. Diese nehmen Automatisierung häufig als unmittelbare Bedrohung ihrer Arbeitsplätze wahr. Das Fehlen einer Strategie zum Umgang mit derartigen Bedenken sowie zur Einbindung der Mitarbeiter ist einer der häufigsten Gründe für ein frühzeitiges Scheitern von Automatisierungsprojekten. Computerbenutzer, die ihre Arbeitsplätze bedroht sehen, finden stets Mittel, mit denen sich die Auswertung und der Einsatz von neuer Automatisierungssoftware torpedieren lassen. Analysten sehen Tools für die automatische Berichterstellung als Bedrohung. Ebenso bedeutet Personalabbau für Vorgesetzte eine Gefahr für deren Position und Status.

Kein Unternehmen möchte aufgrund von Personalabbau wahrgenommen werden oder für eine Arbeitsumgebung, in der geringe Motivation und Angst vorherrschen. Jedoch führen diese Widerstände nicht zu vernünftigen Lösungen, insbesondere vor dem Hintergrund des raschen Wandels im Geschäftsumfeld, der Unternehmen zu Veränderungen zwingt.

Die Antwort liegt darin, Computerbenutzern eine neue Rolle zuzuweisen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern neue Aufgaben, beispielsweise als Betriebsanalysten, Netzwerktechniker und PC-Administratoren. Während alte Stellen wegfallen, eröffnet die neue Technologie auch neue Betätigungsfelder mit höherer Verantwortung. Dem müssen sich Unternehmen bewusst sein, wenn sie das Potenzial der vorhandenen Mitarbeiter voll ausschöpfen möchten.

 

Fazit

Aus Sicht der Unternehmensleitung sind Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Produktivität und Leistung wichtige Argumente für eine Automatisierung des Betriebs. Jedoch gilt es auf dem Weg zu diesen Vorteilen einige Hindernisse zu überwinden. Solange Sie mit diesen vertraut sind und sie gegen die potenziellen Vorteile der Automatisierung abwägen können, sollten diese Hindernisse Sie jedoch nicht aufhalten können.

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