Benefits of business process automation
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Opérations automatisées: 5 avantages de l'automatisation

Les avantages de l’automatisation des processus métiers

Les avantages de l’automatisation

Les idées d’un monde mécanisé se sont développées bien avant l’apparition du terme « automatisation ». La star de l’Exposition Universelle de Westinghouse en 1939 était Electro, un robot capable de marcher, de parler et de compter sur ses doigts. Malheureusement, Electro et ses semblables n’étaient guère plus que des démonstrations de commande à distance par des opérateurs humains. Au début des années 1960, ils avaient été remplacés dans l’imaginaire collectif par quelque chose de beaucoup plus utile : l’ordinateur.

Dans les films et les publicités, ces « cerveaux électroniques » bourdonnaient dans des environnements bien organisés, surveillés par des personnes bien habillées qui semblaient n’avoir rien d’autre à faire que de regarder les lumières vacillantes et de remplacer un rouleau de bande de temps en temps. Mais la réalité était bien différente. La majorité des superviseurs des salles de machines allaient échanger leur dernière boîte de cartes perforées contre un « Electro », toujours capable de planifier et des gérer des tâches, de traiter des événements inattendus et de résoudre des problèmes de performances. Et cela n’a pas changé. C’est là qu’interviennent les opérations automatisées.

Dans l’environnement informatique mainframe, le nombre de logiciels nécessaires pour réaliser des fonctions essentielles a toujours posé un problème de gestion des opérations. Les solutions initiales nécessitaient de nombreux opérateurs humains, dont les salaires ont rapidement représenté une part importante du budget informatique.

Les opérations sont devenues un monstre qu’il fallait sans cesse alimenter. Des structures administratives complètes ont été créées pour gérer tout cela. Cette bureaucratie, et la nature même de l’Homme, ont produit un système propice aux erreurs, ce qui a eu pour effet d’augmenter les coûts et la complexité. La situation était hors de contrôle et il fallait absolument faire quelque chose. La réponse a été d’utiliser les ordinateurs qui se contrôlent et se gèrent eux-mêmes.

 

Les débuts des opérations automatisées

Les opérations informatiques automatisées ont commencé il y a 45 ans environ, avec le lancement du système d’exploitation IBM OS/360. Comme les autres systèmes d’exploitation de l’époque, OS/360 était un programme de supervision qui gérait les ressources du système et assurait une transition automatique d’une tâche à l’autre. C’est-ce que l’on appelait le traitement batch. OS/360 permettait d’exécuter des tâches par lots, mais n’avait qu’un contrôle limité sur leur ordre et ne permettait pas de planifier les tâches futures. Il nécessitait encore un travail important des opérateurs.

Par la suite, IBM a développé des composants complémentaires, tels que Job Entry System 3 (JES3), qui permettait une planification de base des tâches. Mais cette capacité restait faible dans les systèmes d’exploitation suivants d’IBM, tels que MVS, VM et DOS/VE. Les problèmes inhérents à l’automatisation des opérations informatisées tiennent à la complexité des différents systèmes d’exploitation, bases de données, communications et autres logiciels utilisés. Comme les différents composants étaient indépendants, ils devaient être intégrés et contrôlés manuellement par le personnel d’exploitation.

Le besoin constant de réaliser des tâches complexes nécessitant beaucoup de main-d’œuvre a conduit les développeurs à se lancer dans le développement des logiciels d’opérations automatisées actuels. Le nombre et la diversité des produits ont considérablement augmenté pour inclure la planification, la gestion des messages des consoles, la sauvegarde, la restauration, les services d’impression, l’optimisation des performances, etc.

 

Les 5 principaux avantages de l’automatisation

Avec les bons outils, il peut être très facile et intéressant d’automatiser les opérations informatiques. Il est important de comprendre quels sont ces avantages, ainsi que certains obstacles, pour développer la prise en charge d’un projet d’automatisation des opérations. Une étude récente d’un grand journal économique a posé la question suivante : « Quels sont pour vous les principaux avantages d’un centre informatique automatisé ou sans présence humaine ? » Les avantages de l’automatisation des opérations les plus cités ont été les suivants :réduction des coûts, productivité, disponibilité, fiabilité et performances (voir la figure ci-dessous).

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1. Réduction des coûts

Toutes les entreprises sont confrontées à une pression mondiale qui les pousse à renforcer leur rentabilité. Une approche consiste à réduire les coûts. Toutefois, la réduction des capacités du centre informatique a un impact négatif sur toute l’entreprise.

Un logiciel d’automatisation constitue une approche plus efficace et plus intelligente pour maîtriser et réduire les coûts. Le plus important est de renforcer le service apporté au client (utilisateur final) tout en réduisant les coûts de manière systématique. Les dirigeants ont tendance à sous-estimer les économies potentielles. La plupart des serveurs modernes ont un faible coût d’exploitation, et le coût total de possession est en recul. Malgré cela, le coût du personnel d’exploitation peut atteindre 71 % du coût total.

2. Productivité

La question de la productivité devient fondamentale lorsque les besoins technologiques d’une entreprise augmentent. Généralement, les opérations informatiques ont été reléguées à l’arrière-plan alors que les autres secteurs se dotaient d’outils pour renforcer leur productivité et leur efficacité. La prolifération des logiciels de productivité individuelle a permis aux environnements de bureau et de RH de réaliser des gains importants. Mais au lieu de réduire la charge de travail des informaticiens, la multiplication des PC a augmenté le nombre de tâches à accomplir.

À mesure que les gens se familiarisent avec les ordinateurs, leurs exigences augmentent. Plus d’utilisateurs signifie plus de tâches, et le nombre d’impressions augmente malgré la volonté de limiter les rapports imprimés. Malgré la tendance vers les systèmes orientés transactions en ligne et les fonctionnements client/serveur, la charge de travail liée au traitement batch est en constante augmentation. La production via des traitements batch est la plus consommatrice en capacité de traitement, et dans les grandes entreprises, de nouvelles tâches viennent sans cesse s’ajouter aux précédentes.

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L’automatisation des processus robotisés est un nouveau type de solution d’automatisation qui rationalise les opérations de toutes les entreprises, petites ou grandes. Qu’est-ce que l’automatisation des processus robotisés ? Guide de la RPA vous apprend ce que vous devez savoir sur la technologie de RPA et comment commencer à en profiter.

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Les opérations automatisées permettent de résoudre ces problèmes de différentes manières.

Un logiciel de planification des tâches renforce la productivité en automatisant la planification des lots en production. Au départ, le rendement des ordinateurs était limité par le rythme auquel les opérateurs pouvaient réinitialiser les commutateurs sur la console. La solution désormais est de ne plus laisser un ordinateur inactif en attendant que l’opérateur valide la tâche suivante. Vous gagnez du temps et de l’argent en éliminant le temps de latence entre les tâches et en réduisant les interventions des opérateurs. Dans certains cas, vous pouvez réduire les temps d’exécution des processus, ce qui vous permet de faire d’autres choses et d’améliorer significativement l’utilisation de vos systèmes.

Une fois la planification de la tâche définie, le logiciel d’automatisation exécute les commandes avec précision et dans le bon ordre, ce qui élimine les erreurs humaines. La prévision de l’achèvement des tâches et les analyses d’hypothèses des changements de planification facilitent les opérations en éliminant une grande partie des incertitudes dans les tâches quotidiennes.

3. Disponibilité

Les entreprises dépendent de plus en plus de leurs ordinateurs. Les activités quotidiennes sont réalisées de manière routinière avec des systèmes en ligne : saisie de commandes, réservations, instructions d’assemblage, ordres d’expédition, etc. Toute indisponibilité d’un ordinateur a des répercussions négatives sur l’activité.

Il y a quelques années, il semblait presque normal qu’un ordinateur reste indisponible pendant quelques heures. Aujourd’hui, avec le développement du cloud computing, une panne de systèmes importants peut représenter des millions de dollars de perte de revenus et ternir la réputation d’une entreprise.

La haute disponibilité est clairement l’un des principaux objectifs des responsables informatiques. L’automatisation des opérations peut là aussi être de grand secours. Un disque dur peut tomber en panne, la situation ne devient problématique qu’en l’absence de sauvegarde appropriée, ou pire, quand la sauvegarde est introuvable. Un avantage important de l’automatisation est la possibilité d’automatiser vos systèmes de sauvegarde et de restauration afin de vous protéger contre les conséquences potentielles de la perte d’un disque ou les dommages accidentels sur les systèmes suite à une erreur humaine.

Dans un environnement en réseau, une gestion centralisée est également intéressante. Des ressources à distance permettent de résoudre des problèmes alors qu’un opérateur unique sur une console centrale observe les fonctions critiques sur l’ensemble du réseau. Une surveillance constante pour un faible coût de traitement et de communication facilite la gestion des performances vitales des réseaux.

4. Fiabilité

La productivité est un avantage évident de l’automatisation, mais le gain de fiabilité est encore plus important. C’est la pierre angulaire de tout service informatique performant, qui sans fiabilité, laisse place à la confusion, au chaos et à l’insatisfaction des utilisateurs. Les opérations informatiques exigent deux domaines de compétences opposés : D’une part, le personnel d’exploitation doit avoir de bonnes compétences techniques lui permettant notamment de comprendre les subtilités d’un système d’exploitation et d’analyser et résoudre les problèmes dans les plus brefs délais. D’autre part, cette personne doit se contenter d’appuyer sur des boutons et de charger du papier. 

Il faut admettre que les opérations d’astreintes sont souvent parmi les tâches les plus pénibles, répétitives et propices aux erreurs d’une organisation informatique. Mais lorsque vous retirez le facteur humain, vous éliminez la plupart des erreurs des traitements batch.

L’automatisation des opérations permet de ne pas en oublier et de les exécuter dans le bon ordre, que les tâches requises et tout traitement spécial soient bien réalisés et que les données entrées soient correctes.

Tous ces types d’erreurs se produisent déjà dans des entreprises monosite. Imaginez maintenant un réseau de plusieurs systèmes dispersés géographiquement, avec plusieurs systèmes d’exploitation, des problèmes de communications, un traitement du réseau local intégré et des PC associés. Les risques d’erreurs augmentent de manière exponentielle. Le seul moyen de faire fonctionner ce type d’environnement est d’automatiser les opérations.

Les logiciels peuvent traiter des tâches complexes de manière dynamique et intelligente, en fonction de paramètres prédéfinis. En parallèle, les fonctions critiques de l’entreprise, telles que la création de tâches, la réalisation de sauvegardes et veiller à la bonne transmission des communications, sont généralement assurées par des employés débutants du service informatique. Avec un système automatisé, ces fonctions sont réalisées sans problème par les logiciels d’automatisation, ce qui permet de soulager le personnel d’exploitation de nombreuses heures de tâches manuelles pénibles et chronophages.

5. Performances

Toute entreprise voudrait avoir les performances d’un leader. Mais dans les faits, les entreprises sont plus susceptibles d’être surchargées de travail. Bien que le perfectionnement constant des ordinateurs accélère les opérations des entreprises et réduise leurs coûts chaque année, elles doivent également respecter des exigences croissantes, si bien que les capacités de l’infrastructure informatique d’une entreprise ne sont jamais suffisantes. Ainsi, de nombreuses entreprises veulent améliorer les performances de leurs systèmes.

Il existe deux options pour cela : mettre à niveau le matériel ou acheter un système plus récent. Les deux sont coûteuses. Il est également possible d’optimiser un système pour améliorer ses performances, mais cela nécessite l’intervention d’une personne très compétente, qui n’est normalement pas disponible 24h/24. Et une fois le système optimisé pour une charge de travail spécifique, si celle-ci évolue, les réglages ne sont plus optimaux

Obstacles à l’automatisation des opérations

L’automatisation des opérations renforce la productivité, la fiabilité, la disponibilité et les performances. Elle peut également réduire les coûts d’exploitation. Le passage à des opérations en service réduit offre un bon retour sur investissement

Les avantages des systèmes automatisés peuvent être un puissant moteur pour renforcer le service à vos utilisateurs finaux. Mais ce n’est pas facile. Il y a beaucoup d’écueils et beaucoup d’obstacles à surmonter.

Les personnes trouvent toujours des excuses pour ne pas faire quelque chose. Dans une étude récente, il a été demandé à des informaticiens pourquoi ils n’avaient pas automatisé leurs systèmes. Les réponses allaient des plus habituelles aux plus exotiques. La plupart des informaticiens ont avancé qu’ils n’avaient pas assez d’argent, de temps, de savoir-faire en matière de développementou de personnel. Voici quelques réponses à titre d’exemple :

  • « Nous ne disposons pas du budget et ne connaissons pas suffisamment les offres d’automatisation présentes sur le marché. »
  • « Nous n’avons pas assez de temps et serions confrontés à de nombreux problèmes. »
  • « Ce n’est pas nécessaire, je suis en train d‘écrire mon propre code. »

Parmi les entreprises interrogées, 43 % ont identifié des projets d’automatisation des opérations et les ont inscrits à leur calendrier. Cela signifie que 57 % de ces entreprises n’ont pas identifié les avantages potentiels de l’automatisation.

Coût

Il existe globalement deux catégories d’obstacles à l’automatisation des opérations : le coût et le personnel. Deux des avantages les plus courants sont la disponibilité et la fiabilité. Ces deux facteurs sont des arguments convaincants pour mettre en place des projets d’automatisation, et passent normalement avant le besoin d’en justifier le coût. Toutefois, lorsque les projets avancent, de nouveaux facteurs de coûts viennent s’ajouter. Il peut être nécessaire de réaliser des investissements supplémentaires, par exemple dans des bandes de serveurs ou des toners, des logiciels supplémentaires ou des services de messagerie.

Les entreprises qui mettent en place des systèmes automatisés suffisamment tôt tirent souvent les fruits de leurs efforts, avec une amélioration de leurs résultats financiers. Toutefois, les économies ne devraient pas être la principale raison de l’automatisation des opérations informatiques. La priorité devrait être d’améliorer le service aux utilisateurs finaux. Avec l’amélioration de la qualité de service grâce aux logiciels d’automatisation, les coûts diminuent.

 

Conclusion

La fiabilité, la disponibilité, la productivité, les performances et la réduction des coûts sont d’excellents arguments à présenter aux dirigeants pour leur faire adopter une solution d’automatisation des opérations. Toutefois, une certaine discipline est nécessaire pour surmonter les obstacles et profiter de ces avantages. Tant que vous comprenez ces obstacles, que vous les anticipez et les mettez en balance avec les avantages potentiels de l’automatisation, ils ne devraient pas vous empêcher d’atteindre vos objectifs.

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