Benefits of business process automation
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Operazioni automatizzate: 5 vantaggi dell'automazione

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Vantaggi dell'automazione

La visione di un mondo meccanizzato si diffuse ben prima che venisse coniato il termine "automazione". La star dell'esposizione di Westinghouse alla Fiera mondiale del 1939 era Electro, un robot che parlava, camminava e contava con le dita. Sfortunatamente, Electro e i suoi simili non erano altro che dimostrazioni del controllo remoto di operatori umani. Nei primi anni '60, nell'immaginario pubblico vennero sostituiti da qualcosa di molto più utile, il computer.

Nel cinema e nella pubblicità, questi "cervelli elettronici" macinavano operazioni in ambienti ordinati, sorvegliati da individui ben vestiti che apparentemente non avevano nient'altro da fare se non osservare luci intermittenti e occasionalmente cambiare una bobina di nastro. La realtà era però ben diversa. La maggior parte dei supervisori di queste sale macchine avrebbe scambiato volentieri il suo mazzo di carte perforate con un "Electro" in grado di pianificare e gestire job, affrontare eventi imprevisti e risolvere problemi di prestazioni. Lo stesso vale per oggi, ed è qui che entrano in gioco le operazioni automatizzate.

Nell'ambiente di calcolo mainframe, la varietà di software necessario per eseguire funzioni essenziali pone da sempre un problema di gestione delle operazioni. Le prime soluzioni si affidavano a numerosi operatori umani, i cui stipendi rappresentavano una porzione significativa del budget IT.

L'operatività era diventata un aspetto aziendale molto oneroso. Per sostenerla furono create intere strutture amministrative. Questa burocrazia, e la natura delle persone, portarono a un sistema suscettibile agli errori, oneroso e complesso. La situazione era ormai fuori controllo e qualcosa doveva essere fatto. La risposta fu trovata nell'impiego del computer per finalità di controllo e gestione.

 

Gli albori dell'automazione

Le prime operazioni di calcolo automatizzate risalgono a circa 45 anni fa, quando IBM introdusse il sistema operativo OS/360. Analogamente ad altri sistemi operativi di prima generazione, OS/360 era un programma di supervisione che gestiva le risorse di sistema e forniva una transizione automatica da un job a un altro. Da qui si iniziò a parlare di elaborazione batch. OS/360 era in grado di eseguire job in batch, ma aveva soltanto un controllo limitato sulla sequenza e nessuna funzionalità di job scheduling. Non poteva inoltre fare a meno di un considerevole contributo umano.

In seguito, IBM sviluppò componenti aggiuntivi come Job Entry System 3 (JES3) in grado di fornire funzionalità di job scheduling di base. Tuttavia, questa funzionalità rimase poco efficace anche in sistemi operativi IBM successivi come MVS, VM e DOS/VE. Le problematiche che affliggono l'automazione delle operazioni di calcolo sono associate alla complessità dei sistemi operativi, dei database, delle comunicazioni e del software in uso. Poiché ogni componente era indipendente, dovevano essere integrati e controllati manualmente dal personale di competenza.

L'esigenza continua di eseguire attività complesse ad alto impiego di manodopera convinse gli sviluppatori a creare software di automazione delle operazioni. Il numero e la gamma di prodotti sono aumentati considerevolmente fino a includere pianificazione, gestione dei messaggi console, backup e recovery, stampa, ottimizzazione delle prestazioni e molto altro.

 

5 principali vantaggi dell'automazione

Con gli strumenti giusti, l'automazione delle operazioni di calcolo può rivelarsi semplice e proficua. Individuando i vantaggi che puoi ricavarne e comprendendo gli ostacoli che puoi incontrare, potrai sostenere un progetto di automazione delle operazioni. Un recente studio condotto da un importante giornale economico poneva la domanda: "Quali importanti vantaggi ritieni di poter ottenere da un centro computer automatizzato o senza operatore?" I vantaggi citati più spesso furono riduzione dei costi, produttività, disponibilità, affidabilità e prestazioni (vedi di seguito l'illustrazione).

vantaggi dell'automazione study

1. Riduzione dei costi

Ogni azienda si propone di aumentare la sua redditività. Un approccio consiste nella riduzione dei costi. Tuttavia, la riduzione delle funzionalità del centro computer influisce negativamente sull'intera azienda.

Il software di automazione rappresenta un approccio migliore e più intelligente alla riduzione e al contenimento dei costi. L'opportunità maggiore consiste nell'aumentare il servizio al cliente (utente finale), riducendo sistematicamente i costi. I dirigenti spesso trascurano questo potenziale di risparmio. La maggior parte dei server moderni è caratterizzata da costi operativi contenuti e da un costo totale di proprietà in calo. Nonostante questo, il costo del personale assegnato alle operazioni può rappresentare fino al 71% del costo totale.

2. Produttività

Poiché le richieste tecnologiche di un'azienda aumentano costantemente, la produttività acquisisce sempre più importanza. Se altre divisioni aziendali furono dotate di strumenti per migliorare produttività ed efficienza, l'IT fu trascurato. La proliferazione del software di produttività desktop ha favorito guadagni sostanziali in ambito di amministrazione e Risorse umane. Tuttavia, anziché alleviare il carico di lavoro dei professionisti IT che lavorano dietro le quinte, la diffusione dei PC ha comportato un aumento delle attività da svolgere.

Con la diffusione dei computer, ai sistemi veniva chiesto sempre di più. Sempre più utenti generano un maggior numero di job, con conseguente aumento delle stampe malgrado gli sforzi attuati per ridurle. Nonostante la tendenza a sistemi client/server e orientati alle transazioni, i workload in batch continuano a crescere. Sono i job batch di produzione a consumare la maggior parte del tempo della CPU e nelle grandi realtà ne vengono costantemente aggiunti di nuovi.

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Le operazioni automatizzate possono risolvere questi problemi in modi diversi.

Il software di job scheduling aumenta il throughput batch automatizzando la pianificazione dei batch di produzione. All'inizio, il throughput dei computer era limitato dalla velocità con cui gli operatori reimpostavano gli switch sulla console. La soluzione oggi consiste nell'impedire al computer di rimanere inattivo mentre l'operatore è impegnato a rilasciare il job successivo. Risparmi tempo e denaro eliminando lo scarto tra job e riducendo gli interventi dell'operatore. In alcuni casi, puoi ridurre le ore di un processo per poter svolgere una maggiore quantità di lavoro e migliorare l'uso del sistema.

Dopo aver definito il job scheduling, il software di automazione esegue i comandi in modo preciso e nella sequenza corretta, eliminando gli errori dell'operatore. La capacità di prevedere il completamento dei job e di eseguire analisi di simulazione delle modifiche alla pianificazione favorisce le operazioni eliminando gran parte dell'approssimazione dalle attività quotidiane.

3. Disponibilità

Le aziende fanno sempre più affidamento ai computer. L'azienda viene gestita quotidianamente attraverso sistemi online: immissione ordini, prenotazioni, istruzioni di montaggio, spedizioni e così via. Se il computer non è disponibile, l'attività si ferma.

Anni fa, l'indisponibilità di alcune ore di un computer era considerata accettabile. Oggi, data la massiccia diffusione del cloud computing, l'interruzione dei sistemi chiave può costare milioni di dollari in termini di ricavi e minare la reputazione di un'azienda.

L'alta disponibilità è chiaramente uno degli obiettivi primari della gestione IT. Anche in questo ambito, l'automazione delle operazioni può essere determinante. Può accadere che un'unità disco si guasti, ma la situazione diventa veramente seria se non è disponibile un backup adeguato o, peggio, non si trova il nastro. Un vantaggio chiave è la possibilità di automatizzare i sistemi di salvataggio e recupero per proteggersi dalla perdita dei dischi o dai danni agli oggetti di sistema dovuti a errore umano.

In un ambiente connesso in rete, anche la gestione centralizzata può rivelarsi importante. Le risorse remote possono risolvere i problemi aziendali, mentre un operatore della console centrale tiene sotto controllo le funzioni critiche nella rete. Il monitoraggio continuo con una CPU ridotta e comunicazioni agevolano l'individuazione delle tendenze delle prestazioni di rete fondamentali.

4. Affidabilità

La produttività è un ovvio vantaggio dell'automazione. Tuttavia, è l'affidabilità che trae il massimo giovamento dall'automazione. È il fondamento di qualsiasi reparto IT efficiente e senza di essa si genera confusione, caos e utenti insoddisfatti. Le operazioni IT richiedono due serie di competenze opposte: Da un lato, un responsabile delle operazioni deve possedere abilità altamente tecniche come la capacità di comprendere le complessità di un sistema operativo e analizzare e risolvere i problemi man mano che emergono. Dall'altro, questa stessa persona deve accettare di buon grado di premere pulsanti e caricare carta. 

Le mansioni che non rientrano nel turno includono alcune delle attività più noiose, ripetitive e soggette a errori di un'azienda IT. Ma quando si rimuove il fattore umano, si elimina la maggior parte degli errori di elaborazione batch.

Automatizzando le operazioni, non si rischia di dimenticare job e si segue correttamente la sequenza, i job prerequisiti vengono completati correttamente, i dati di input sono esatti e tutte le elaborazioni speciali vengono eseguite.

Questi tipi di problemi sono tipici di aziende con una sola sede. Ora, immaginiamo una rete di più sistemi, geograficamente diffusi, che comprendono più sistemi operativi, problemi di comunicazione, elaborazione di rete LAN integrata e PC connessi. Le probabilità di errore aumentano in modo esponenziale. L'unico modo per far funzionare questo tipo di ambiente consiste nell'automatizzare le operazioni.

Il software può gestire attività complesse in modo dinamico e intelligente in base a parametri predefiniti. Eppure, le funzioni aziendali critiche come il rilascio di job, l'esecuzione dei backup e le comunicazioni vengono normalmente eseguite da persone di basso livello dell'IT. Attraverso un sistema automatizzato, queste funzioni vengono eseguite in modo affidabile dal software di automazione, liberando il personale di competenza da ore di attività manuali, noiose e ripetitive.

5. Prestazioni

Ogni azienda vorrebbe operare nel modo più efficiente possibile raggiungendo livelli di prestazioni straordinari. In realtà, è più probabile che sia sovraccarica di lavoro. Anche se l'innovazione ha reso i computer sempre più veloci e meno costosi, le aspettative che riponiamo in essi aumentano costantemente e inevitabilmente vanno a superare il livello di capacità dell'infrastruttura informatica dell'azienda. È per questo che molte aziende sono desiderose di migliorare le prestazioni di sistema.

Per migliorare le prestazioni è possibile aggiornare l'hardware o acquistare un sistema più nuovo, entrambe scelte costose. È inoltre possibile ottimizzare il sistema affinché assicuri prestazioni migliori, ma questa opzione richiede un tecnico altamente qualificato che normalmente non è disponibile 24 ore al giorno. Inoltre, se il carico di lavoro cambia dopo che un sistema è stato ottimizzato in base a esso, le impostazioni non sono più valide

Ostacoli all'automazione delle operazioni

L'automazione delle operazioni comporta produttività, affidabilità, disponibilità e prestazioni superiori e può contribuire a ridurre i costi di esercizio. La transizione a operazioni automatizzate favorisce il ritorno sugli investimenti

I vantaggi dei sistemi automatizzati possono costituire un motivo più che valido per aumentare i servizi offerti agli utenti finali. Non è tuttavia un compito facile. Molti sono gli ostacoli da superare.

Le persone trovano sempre delle scuse per non agire. Un recente sondaggio condotto tra operatori IT chiedeva di spiegare il motivo della mancata automazione dei loro sistemi. Le risposte spaziavano da quelle più scontate a quelle prive di fondamento. Le risposte più comuni imputavano la mancanza di denaro, tempo, esperienza di programmazione o personale. Alcune risposte di esempio:

  • "Non abbiamo i fondi e non conosciamo le opzioni di automazione disponibili sul mercato".
  • "Troppo poco tempo e troppi problemi da affrontare".
  • "Non necessaria, sto scrivendo codice personalizzato".

Delle aziende interpellate, il 43% ha identificato e annotato sul calendario progetti di automazione delle operazioni. Ciò significa che il 57% di queste aziende non ha riconosciuto i potenziali vantaggi dell'automazione.

Costo

In linea generale, gli ostacoli all'automazione delle operazioni rientrano in due categorie: costo e persone. Due dei vantaggi più comuni sono la disponibilità e l'affidabilità. Entrambi questi fattori sono argomenti convincenti per procedere con i progetti di automazione e normalmente non è necessario giustificarne i costi. Tuttavia, con l'avanzamento dei progetti entrano in gioco fattori di costo aggiuntivi. Potrebbero essere necessari investimenti aggiuntivi in dispositivi quali catalogatori di nastri o caricatori di cartucce automatici, software e servizi di messaggistica.

Le aziende che adottano sistemi automatizzati spesso vedono i primi benefici fin dalle prime fasi del percorso. Tuttavia, il risparmio economico non è il motivo principale per automatizzare le operazioni informatiche. L'attenzione dovrebbe essere rivolta al miglioramento del servizio offerto agli utenti finali. Poiché la qualità di questo servizio migliora grazie al software di automazione, i costi associati miglioreranno di conseguenza.

Le soluzioni di automazione in-house danno in genere buoni risultati all'inizio, ma spesso l'ambito è troppo limitato. Spesso i sistemi non funzionano bene a causa degli interventi di manutenzione e aggiornamento necessari per mantenere e ampliare il processo di automazione. Inoltre, le soluzioni di automazione in-house sono costose e non hanno la priorità per l'IT. Ecco perché la maggior parte delle iniziative di automazione sviluppate internamente si arena dopo aver raggiunto un successo iniziale limitato. Molte aziende hanno seguito questo percorso, ma alla fine hanno deciso di adottare soluzioni software di automazione pronte all'uso.

Persone

Con il passaggio all'automazione emergono alcune problematiche a livello di personale. Molti operatori di sistema considerano l'automazione come una minaccia per il loro posto di lavoro. La mancanza di una strategia di gestione delle preoccupazioni del personale è una delle cause più diffuse della mancata attuazione dell'automazione. Gli operatori informatici che temono per il posto di lavoro possono sempre trovare modi di far fallire i test, le valutazioni e l'implementazione del software di automazione. Gli analisti considerano gli strumenti di automazione dei report come una minaccia. I supervisori alle operazioni considerano la riduzione del personale come una minaccia diretta per la loro posizione e il loro stato.

Nessuna azienda vuole essere ricordata per i licenziamenti o per un ambiente dove regnano insoddisfazione e incertezza. Alcune, tuttavia, cambiano così rapidamente che il logorio non è una soluzione percorribile.

La risposta consiste nel modificare il ruolo dell'operatore informatico. Assegna all'operatore informatico nuove responsabilità, ad esempio il ruolo di analista di sistemi, tecnico di rete o amministratore di PC. Poiché le posizioni precedenti non sono più necessarie, la nuova tecnologia fa emergere maggiori responsabilità. Le aziende devono rendersi conto di questa situazione e sfruttare al meglio i talenti che già possiedono.

 

Conclusione

Dal punto di vista della dirigenza, affidabilità, disponibilità, produttività, prestazioni e riduzione dei costi sono argomenti potenti per l'adozione di una soluzione di automazione delle operazioni. Tuttavia, il raggiungimento di questi risultati richiede la capacità di superare alcuni ostacoli. Se comprenderai, anticiperai e compenserai questi ostacoli con i potenziali benefici dell'automazione, i tuoi piani non dovrebbero subire interruzioni.

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