Sette robot software per la tua azienda

La diffusione dei robot nell'ambiente di lavoro è diventato un frequente argomento di discussione. No, non sei stato catapultato in un film di fantascienza e il tuo nuovo collega non avrà le sembianze di C-3PO. I robot che stanno producendo clamore nel panorama aziendale sono robot software creati utilizzando una soluzione di Robotic Process Automation.

Software robots

Che cos'è un robot software?

La verità è che questo tipo di "robot" non è altro che un nome nuovo per un concetto noto. I robot software, o bot, si riferiscono in genere agli agenti, dispositivi singoli su cui viene eseguita la soluzione di automazione. Un robot può essere installato su un PC, un server fisico o una macchina virtuale.

I bot sono dipendenti straordinari. Non commettono errori, la sera non devono andare a casa, non chiedono giorni di ferie e nei weekend continuano a lavorare. Non li disturba occuparsi di quelle attività "robotiche" che gli umani di solito detestano. E quando il lavoro aumenta, ti bastano pochi minuti per aggiungere nuovi robot (o robot esistenti configurati in una forza lavoro digitale per semplificare nuove attività). Analogamente, fuori stagione potrai ritirare alcuni robot senza licenziare nessuno.

Con la diffusione dei robot software, alcuni potrebbero creare allarmismo imputando ai robot la perdita di posti di lavoro. In realtà, la Robotic Process Automation offre opportunità migliori perché si fa carico delle operazioni più noiose e manuali e consente ai lavoratori umani di occuparsi di attività più strategiche e proficue per il business.

Quali processi possono essere automatizzati con robot software?

Un vantaggio chiave della Robotic Process Automation è la flessibilità. In presenza di un processo ripetitivo, anche se riguarda più sistemi o logica if/then, la forza lavoro digitale composta da robot software può occuparsene con facilità. In alcuni casi, è preferibile automatizzare un processo end-to-end. In altre situazioni, i bot possono essere affiancati alla forza lavoro umana.

Sebbene la RPA possa essere impiegata in praticamente qualsiasi ambito di un'azienda, in alcuni i robot software fanno veramente la differenza.

Di seguito elenchiamo i sette robot software principali che dovresti prendere in considerazione per la tua azienda:

1. Bot di interazione con i siti Web

Si dice che Internet ci facilita la vita, ma talvolta dà molto lavoro. Se la tua azienda ha dei dipendenti (o rischiosi script personalizzati) che si occupano della gestione di attività Web ripetute come l'accesso a un sito Web per caricare file o la raccolta di dati quotidiani da più siti, "richiedi aiuto" a un robot.

Prima della RPA Ogni giorno un dipendente si connette a un sito Web di un partner commerciale, naviga tra diverse pagine, immette le proprie credenziali e scarica file.

Dopo la RPA Ogni giorno un robot si connette a un sito Web, naviga tra diverse pagine, immette le proprie credenziali, scarica file e notifica il dipendente che il compito è stato portato a termine.

2. Bot di gestione dati

I dati sono fondamentali per gestire le aziende moderne, tuttavia la maggior parte delle organizzazioni combatte ancora con il lavoro manuale necessario per gestire i dati raccolti. Un robot di gestione dati è in grado di estrarre, manipolare e utilizzare dati da molteplici origini. Richiedi assistenza a un dipendente digitale per attività come l'immissione di dati in più report o il recupero di informazioni da PDF.

Prima della RPA Ogni giorno un dipendente si connette a un sito Web, copia dati finanziari dal sito e li incolla in un report di Excel. Il dipendente carica il report in SharePoint.

Dopo la RPA Ogni giorno un robot si connette a un sito Web, copia dati finanziari dal sito e li incolla in un report di Excel. Il robot carica il report in SharePoint.

3. Bot per servizi IT

I servizi IT non possono prescindere dalla forza lavoro umana per la sua capacità di risolvere i problemi e comunicare. I robot software impediscono ai dipendenti di ritrovarsi impantanati in voluminose attività semplici ma ripetitive.

Prima della RPA Viene ricevuta una richiesta di reimpostazione della password. Tra un'attività più urgente e un'altra, un dipendente trova il tempo di completare la richiesta.

Dopo la RPA Viene ricevuta una richiesta di reimpostazione della password. Un robot intercetta la richiesta, riconoscendo che si tratta di un'attività facile e basata su regole, quindi reimposta la password.

4. Bot per le Risorse umane

I dipendenti delle Risorse umane dovrebbero svolgere attività orientate alle persone, ovvero assunzione, formazione e inserimento in azienda. Sfortunatamente, il personale delle Risorse umane qualificato spesso trascorre giorni a registrare documenti cartacei. I robot software possono essere affiancati al personale delle Risorse umane nell'intero ciclo di vita dei dipendenti, per consentirgli di fare ciò che gli riesce meglio, ovvero lavorare con le persone.

Prima della RPA Viene assunto un nuovo dipendente. Gli viene chiesto di compilare numerosi moduli, che spesso chiedono informazioni ridondanti. Un dipendente delle Risorse umane utilizza queste informazioni per creare un ticket di supporto IT. L'IT esegue il provisioning del nuovo utente in Active Directory e VMWare, dopodiché completa il ticket. Le Risorse umane inviano un'e-mail al superiore del nuovo dipendente per comunicargli che il processo di onboarding è stato completato.

Dopo la RPA Viene assunto un nuovo dipendente. Compila un modulo che viene automaticamente sincronizzato ad altri che richiedono le stesse informazioni. Un robot software legge le informazioni sul modulo e le usa per eseguire il provisioning del dipendente in Active Directory e VMWare e invia un'e-mail al superiore del dipendente.

5. Bot per l'elaborazione dei reclami

L'elaborazione dei reclami comporta molti documenti cartacei e workflow complessi. Consenti a robot software di semplificare ogni fase del processo esistente, dall'elaborazione dei moduli, alla convalida dell'idoneità, dalle notifiche ai pagamenti e molto altro.

Prima della RPA Un dipendente accede a un sistema di elaborazione dei reclami e conduce una verifica. Il dipendente scarica i reclami, li verifica e li carica in un sistema EDI. Il dipendente coordina i vantaggi. In caso di eccezione o problema, viene messo da parte affinché se ne occupi un altro dipendente. Il primo dipendente calcola i pagamenti e finalizza il reclamo.

Dopo la RPA Un robot accede a un sistema di elaborazione dei reclami, scarica e verifica eventuali nuovi reclami, dopodiché li carica in un sistema EDI. Il robot coordina i vantaggi. In caso di eccezione o problema, il reclamo viene inviato al dipendente affinché lo esamini. Il robot si occupa del resto.

6. Bot per la contabilità fornitori

Quasi tutte le aziende devono inviare e ricevere fatture. I robot software possono essere configurati per l'elaborazione automatica delle fatture al loro arrivo, che siano elettroniche o cartacee. I robot non perderanno mai un modulo né commetteranno un errore di calcolo.

Prima della RPA Una fattura arriva via e-mail da un fornitore. Un dipendente scarica l'allegato, abbina la fattura a un ordine di acquisto nel sistema ERP, quindi la mette in coda per la registrazione.

Dopo la RPA Una fattura arriva via e-mail da un fornitore. Un robot utilizza la tecnologia OCR per leggere la fattura, la abbina a un ordine di acquisto, dopodiché la indirizza alla coda appropriata per la registrazione.

7. Bot per call center

Il miglior servizio clienti basato su call center verrà sempre fornito da lavoratori umani. Tuttavia, il personale del call center incontra difficoltà nell'accedere alle informazioni del cliente e dell'ordine in più sistemi e nell'aggiornare all'istante gli archivi. Una forza lavoro digitale di bot RPA incaricata dell'accesso e dell'aggiornamento delle informazioni consente ai lavoratori umani di offrire il miglior servizio possibile.

Prima della RPA Un cliente chiama per avere chiarimenti su un problema con il suo ordine. Il rappresentante del servizio clienti parla con il cliente e contemporaneamente naviga tra più sistemi per trovare le informazioni del cliente, lo stato del ordine e la relativa cronologia. Il cliente deve attendere che il rappresentante trovi tutti i dati. Dopo la chiamata, il rappresentante ha bisogno di tempo per aggiungere le nuove informazioni acquisite durante la chiamata nel database. 

Dopo la RPA Un cliente chiama per avere chiarimenti su un problema con il suo ordine. Il robot mostra al rappresentante tutti i dati di cui necessita per offrire un servizio rapido e cordiale. Il rappresentante prende un'altra chiamata mentre il robot aggiorna il database.

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