Sept robots logiciels dont votre entreprise a besoin

On parle beaucoup du développement des robots sur le lieu de travail ces derniers temps. Non, vous n’êtes pas entré dans un film de science-fiction et votre nouveau collègue ne va pas ressembler à C-3PO. Les robots qui font parler d’eux dans les entreprises sont des robots logiciels créés à l’aide d’une solution de Robotic Process Automation (RPA).

Software robots

Qu’est-ce qu’un robot logiciel ?

En fait, ce nouveau type de « robot » est juste un nouveau nom donné à un concept familier. Les robots logiciels, ou simplement robots, font généralement référence à ce que l’on appelle souvent des agents : des dispositifs individuels sur lesquels est exécutée la solution d’automatisation. Un robot peut être installé sur un PC, un serveur physique ou une machine virtuelle.

Les robots sont d’excellents employés. Ils ne font pas d’erreur, ne doivent pas rentrer chez eux la nuit et ne prennent pas de congés. Cela ne les ennuie pas de réaliser les tâches « robotiques » que vos employés détestent. Lorsque vous avez besoin de plus d’aide, vous pouvez ajouter de nouveaux robots (ou des robots existants configurés en une équipe digitale pour rationaliser de nouvelles tâches) en quelques minutes. Si vous devez réduire leur nombre à la saison creuse, vous pouvez retirer quelques robots sans avoir à licencier personne.

Maintenant que les robots logiciels deviennent plus populaires, vous pourriez bien entendre des propos alarmistes à propos de robots qui viennent vous voler votre poste. En fait, l’automatisation des processus robotiques offre de meilleures opportunités aux employés en assurant les tâches manuelles chronophages et en leur dégageant du temps pour du travail plus stratégique à valeur ajoutée.

Quels processus les robots logiciels peuvent-ils automatiser ?

Un avantage important de l’automatisation des processus robotiques est sa souplesse. Si vous avez un processus répétitif, même s’il s’étale sur plusieurs systèmes ou nécessite une logique par hypothèses, votre équipe digitale de robots logiciels peut facilement s’en charger. Dans certains cas, il est préférable d’automatiser un processus de bout en bout. Dans d’autres situations, vos robots peuvent travailler aux côtés des effectifs humains.

S’il est possible d’utiliser la RPA dans pratiquement tous les secteurs d’une entreprise, il existe quelques domaines dans lesquels on sait que les robots logiciels améliorent considérablement les opérations.

Voici les sept meilleurs robots logiciels à envisager pour votre entreprise :

1. Robot d’interaction avec le site Web

Internet est supposé faciliter nos vies, mais il peut parfois générer beaucoup de travail. Si vous avez des employés (ou des scripts personnalisés à risque)qui réalisent des tâches répétitives sur le Web, telles que la connexion à un site pour charger des fichiers ou le téléchargement quotidien de données depuis différents sites, faites-vous aider par un robot.

Avant la RPA Chaque jour, un employé se connecte au site Web d’un partenaire commercial, navigue parmi plusieurs pages, entre des identifiants et télécharge des fichiers.

Après la RPA Chaque jour, un robot se connecte au site Web d’un partenaire commercial, navigue parmi plusieurs pages, entre des identifiants, télécharge des fichiers et informe l’employé qu’ils sont prêts.

2. Robot destiné au data management

Les données sont essentielles à toutes les entreprises modernes, mais la plupart d’entre elles peinent encore à réaliser le travail manuel lié à la gestion des données recueillies. Un robot destiné au data management peut extraire, manipuler et exploiter les données provenant de sources diverses. Faites-vous aider par un employé numérique pour des tâches telles que la saisie de données dans plusieurs rapports ou la récupération d’informations dans des fichiers PDF.

Avant la RPA Chaque jour, un employé se connecte à un site Web, copie les données financières et les colle dans un rapport Excel. Ensuite, cet employé charge son rapport dans SharePoint.

Après la RPA Chaque jour, un robot se connecte à un site Web, copie les données financières et les colle dans un rapport Excel. Ensuite, ce robot charge le rapport dans SharePoint.

3. Robot destiné aux services informatiques

Les services informatiques ont besoin des capacités de communication et de résolution des problèmes de leurs employés humains. Les robots logiciels leur évitent de se perdre dans des tâches simples mais très longues et répétitives.

Avant la RPA On reçoit une demande de réinitialisation de mot de passe. Entre des tâches plus urgentes, un employé trouve le temps de traiter cette demande.

Après la RPA On reçoit une demande de réinitialisation de mot de passe. Un robot intercepte la demande, l’identifie comme une tâche simple répondant à des règles, et réinitialise le mot de passe.

4. Robot destiné aux ressources humaines

Les employés du service des ressources humaines ne devraient s’intéresser qu’aux personnes : leur recrutement, leur formation et leur contribution au succès de votre entreprise. Malheureusement, le personnel qualifié des RH passe souvent sa journée submergé sous les papiers. Les robots logiciels peuvent aider les RH tout au long du cycle de vie des employés, et permettre au personnel des RH de se concentrer sur ce qu’il fait le mieux : travailler avec les personnes.

Avant la RPA Un nouvel employé rejoint l’entreprise. Il remplit différents formulaires, et doit bien souvent entrer des informations redondantes. Un employé des RH utilise ces informations pour créer un ticket d’assistance informatique. Le service informatique entre ce nouvel utilisateur dans Active Directory et VMWare et valide le ticket. Les RH envoient un e-mail au nouveau responsable de l’employé pour l’informer que ce dernier a bien été intégré.

Après la RPA Un nouvel employé rejoint l’entreprise. Il remplit un formulaire qui est automatiquement synchronisé avec d’autres formulaires contenant les mêmes informations. Un robot logiciel lit les informations du formulaire et les utilise pour entrer l’employé dans Active Directory et VMWare, et envoie un e-mail au responsable de l’employé.

5. Robot de gestion des réclamations

La gestion des réclamations impose beaucoup de travail administratif avec des workflows complexes. Laissez vos robots logiciels rationaliser chaque étape de votre process existant (traitement des formulaires entrants, validation de l’éligibilité, notification, paiement, etc.).

Avant la RPA Un employé se connecte à un système de gestion des réclamations et regarde s’il y a de nouvelles réclamations. L’employé télécharge les réclamations, les vérifie et les charge dans un système d’EDI. Il assure ensuite la coordination de la réclamation. En cas de problème ou d’exception, la réclamation est transmise à un autre employé qui la traitera ultérieurement. Le premier employé calcule les paiements et assure la fin du traitement de la réclamation.

Après la RPA Un robot se connecte à un système de gestion des réclamations, télécharge et vérifie les nouvelles réclamations, puis les charge dans un système d’EDI. Il assure ensuite la coordination de la réclamation. En cas de problème ou d’exception, la réclamation est transmise à l’employé humain pour la traiter. Le robot se charge du reste.

6. Robot destiné aux comptes fournisseurs

Pratiquement toutes les entreprises doivent gérer l’envoi et la réception de factures. Les robots logiciels peuvent être configurés pour traiter automatiquement les factures dès leur arrivée, qu’elles soient envoyées par e-mail ou par courrier. Les robots ne perdent jamais la trace d’un formulaire et ne font pas d’erreur de calcul.

Avant la RPA Un fournisseur envoie une facture par e-mail. Un employé télécharge la pièce jointe, associe la facture à un bon de commande dans le système d’ERP et place la facture dans la file d’attente appropriée.

Après la RPA Un fournisseur envoie une facture par e-mail. Un robot utilise l’OCR pour lire la facture, l’associe au bon de commande et la place dans la file d’attente appropriée.

7. Robot destiné aux centres d’appels

Le meilleur service client dans les centres d’appels sera toujours assuré par des employés humains. Mais le personnel des centres d’appels rencontre souvent des difficultés pour accéder rapidement aux informations sur les clients et sur les commandes dans différents systèmes et pour mettre à jour les dossiers rapidement. Une équipe digitale de robots de RPA qui accèdent aux informations et les mettent à jour aide votre effectif humain à offrir le meilleur service possible.

Avant la RPA Une cliente téléphone pour s’informer sur un problème lié à sa commande. Le représentant humain du service client parle avec la cliente tout en cliquant dans plusieurs systèmes pour trouver ses données, le statut de sa commande et son historique de commandes. La cliente doit attendre que le représentant trouve chaque donnée. Après l’appel, le représentant prend du temps pour ajouter à la base de données les nouvelles informations acquises au cours de l’appel. 

Après la RPA Une cliente téléphone pour s’informer sur un problème lié à sa commande. Le robot présente au représentant toutes les données dont il a besoin pour assurer un service rapide et agréable. Le représentant prend alors un autre appel alors que le robot met à jour la base de données.

Profitez d’un essai de 30 jours gratuit d’Automate et découvrez ce que la Robotic Process Automation et les robots logiciels peuvent apporter à votre entreprise.