En todo el mundo, se envían aproximadamente 205 mil millones de e-mails por día. Si usted siente que gestiona una gran de e-mails, ¡este webinar es para usted! Richard Schoen analiza cómo Automate puede ayudar a las empresas a lidiar con los procesos de e-mail, mediante la automatización de procesos.
El e-mail es tan fundamental para tantos procesos de una empresa, que casi siempre hay una manera en la que su automatización puede agilizar sus operaciones. Por ejemplo, puede que reciba notificaciones por e-mail cuando los archivos están disponibles para su descarga desde un sitio web de un socio comercial. Y revisar continuamente de forma manual si esas notificaciones han llegado, le puede tomar mucho tiempo. O tal vez reciba e-mails de clientes que preguntan sobre el estado de un envío. No solo es tedioso y consume mucho tiempo ver el mail, verificar el estado del envío y responder; sino que también en caso de retraso, puede afectar su relación con los clientes.
¿Qué procesos puedo automatizar?
La automatización de procesos es increíblemente flexible. Si usted tiene procesos repetitivos que involucran e-mails entrantes o salientes, hay una buena posibilidad de que pueda automatizarlos. En el webinar, Richard repasó varios ejemplos:
Mesa de Ayuda
Puede configurar su plataforma de automatización para interceptar tipos específicos de solicitudes de la mesa de ayuda, como la creación de usuarios nuevos o el restablecimiento de contraseñas, y tratarlos automáticamente. Esto le quita la carga de trabajo al equipo y le permite dedicar más tiempo a problemas más complejos que requieren mayor atención. Los sistemas de mesa de ayuda más usados, como ServiceNow o Zendesk, se pueden integrar fácilmente con Automate.
Cuentas por pagar
Los departamentos de Finanzas generalmente reciben un alto volumen de facturas en papel, y por lo general es esencial que se procesen de manera oportuna. Puede ahorrar tiempo y papel al configurar una bandeja de entrada de e-mail para recibir las facturas. Tan pronto como lleguen, se pueden enrutar automáticamente al departamento correspondiente o a un sistema de gestión de documentos para su procesamiento.
Solicitudes de información del cliente
Todavía hay muchas empresas que no han invertido en un sitio web que le permita a los clientes verificar su orden o estado del envío, por lo que los clientes terminan enviando un e-mail para solicitar esa información. Hay algunas formas de simplificar este proceso mediante la automatización. Richard explica una: configurar una bandeja de entrada designada para las solicitudes. Así, si un cliente envía un e-mail a esa bandeja de entrada con su número de orden en el asunto del email, Automate puede verificar que la dirección de e-mail del remitente coincida con el número de pedido, antes de enviar al cliente una respuesta automática con la información del pedido.
Órden de entrada
En algunos casos es posible que esté recibiendo archivos de Excel, CSV u otro tipo, con listas de cientos de pedidos. Al automatizar la recepción de pedidos y la entrada de datos, puede eliminar la necesidad de introducir manualmente la información en otro sistema o base de datos.
Informes y otros e-mails salientes
La generación y distribución de informes es uno de los usos más populares de Automate. A menudo, se utiliza para enviar un informe a un grupo de personas a una hora determinada todos los días o todas las semanas, pero la plataforma proporciona todavía más flexibilidad. Imagine que tiene un representante de Ventas que se encuentra de viaje por trabajo, a punto de subir a un avión para visitar a un cliente y necesita verificar su perfil. El representante podría enviar una solicitud por e-mail incluyendo el número del cliente, para que Automate genere inmediatamente un informe y se lo envíe.
Impresión de e-mails y archivos adjuntos
Somos entusiastas de la eliminación de procesos en papel, pero tal vez su empresa todavía no esté lista para llegar tan lejos. Antes de pasar a la automatización completa del e-mail, un primer paso puede ser simplemente automatizar el monitoreo de una bandeja de entrada e imprimir los mensajes y archivos adjuntos automáticamente a medida que entran. No es el caso ideal de uso, pero podría ahorrarle tiempo a una empresa que se encuentra realizando sus primeros movimientos hacia procesos automatizados.
¿Cómo puede Automate ayudarlo?
Utilizando la interfaz drag-and-drop, usted puede crear flujos de trabajo a partir de más de 600 acciones posibles. Algunas de las acciones claves para sus procesos de e-mail son:
- Creación y finalización de sesiones, incluidas sesiones POP3, IMAP, SMTP y Microsoft Exchange
- Generar listas de mensajes o encabezados de correo electrónico
- Eliminar mensajes del servidor
- Descargar y archivar e-mails
Automate también ofrece varias acciones específicas para Microsoft Exchange y Office 365, como crear y modificar objetos u obtener listas de objetos. Por supuesto que todas las acciones relacionadas con e-mails se pueden integrar fácilmente con todas las soluciones de Automate.
Aquellos que ya son usuarios de Automate, suelen configurar sus procesos para recibir notificaciones continuas de cómo va fluyendo el proceso. Si está utilizando Automate Enterprise, la consola Automate Enterprise Ops le permite monitorear procesos desde cualquier ubicación mediante una conexión a Internet.
Para ver la demostración de automatización de tareas de e-mail que realizó Richard, vea a partir del minuto 26:05 del video.
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