Guía

15 formas en las que Automate puede resolver problemas de IT y Negocio - Una guía con casos de uso para 2019

Introducción

How CalSTRS Benefits from Real-Time Mapping and Monitoring

Introducción

Automate es una solución fácil de implementar y rápida de escalar, para empresas de todos los tamaños. En lugar de perder tiempo y recursos en tareas repetitivas y manuales, Automate le permite optimizar sus procesos de IT y Negocio, gracias a la automatización. Más allá de las particularidades de su compañía, con la interfaz drag-and-drop de Automate y sus más de 600 bloques de automatización prediseñados, configurar su automatización es muy fácil para cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia técnica.

¿Quiere conocer cómo otras empresas están usando Automate? De acuerdo con nuestros clientes, los principales procesos automatizados son: generación de reportes, movimiento de
archivos, importación y exportación de datos, y planificación de procesamientos batch. Además, el 74% dice que utiliza Automate para ejecutar sus procesos más críticos. Automate tiene también la capacidad de integrarse a sus aplicaciones de Negocio existentes para lograr una estrategia consistente en toda la organización.

¡Véalo usted mismo! En esta guía podrá descubrir cómo distintas empresas están usando Automate para mejorar su productividad y aumentar su eficiencia. Conozca cómo sus colegas, en empresas de todos los tamaños y de distintas industrias utilizan esta potente solución de automatización para resolver sus problemas y cumplir con sus objetivos. Desde bancos y hospitales, hasta proveedores de manufactura, muchas compañías ya descubrieron Automate. ¡Ahora es su turno!

Soluciones:

 

ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Carter Bank & Trust - Servicios Financieros

Carter Bank & Trust ofrece servicios bancarios y financieros a clientes en más de 100 sucursales. Luego de pasar mucho tiempo ejecutando procesos rutinarios y en forma manual, como el alta de empleados, la nómina de sueldos, o el mantenimiento de cuentas de clientes, la empresa decidió establecer un Centro de Excelencia con el fin de posicionar la cultura de automatización como prioridad de la organización. Automate optimizó los procesos y migró más de 300.000 cuentas de clientes a un nuevo sistema, en un período de 24 horas.

Rápidamente, Automate escaló más allá de su alcance inicial y ahora también maneja el reinicio de servidores, la gestión de SLA’s de terceros y la validación de datos. Carter Bank & Trust cuenta con más de 75 robots que ejecutan procesos en toda la compañía, permitiendo el ahorro de tiempo y dinero.

Alcance de un ROI de 3,800% en cinco meses
"Sin Automate, nunca hubiésemos podido validar y corregir la información errónea en las cuentas. Aunque hubiésemos contado con un equipo de 100 personas durante un año, nunca hubiera funcionado".
Matt Speare, CIO

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.carterbankandtrust.com

Utilities Industy - RPA

AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Compañía de Servicios Públicos

Esta empresa de servicios públicos gestiona la producción y entrega de recursos energéticos en un amplio territorio. Su planta necesitaba medir y monitorear distintas temperaturas, presiones y otros valores de los sistemas de control críticos que sostienen la producción y la entrega de energía. Esto genera una gran cantidad de datos, necesarios en caso de que ocurra un desastre.

La compañía usa Automate para ordenar con precisión, comprimir, archivar y eliminar diariamente un alto volumen de archivos de registros de eventos, por medio de la Automatización Robótica de Procesos. Ahora, los datos de cada máquina están disponibles en forma confiable en caso de que sean necesarios ante una emergencia. Los robots también generan un back up de la información, que antes solo podía ser almacenada por un operador altamente experimentado. Las tareas automatizadas robóticamente imitan el accionar de un usuario, ahorrando tiempo y otorgando la tranquilidad de que todos los datos están protegidos y listos para usar.

Retorno de la Inversión (ROI): 2 días
"Automate nos ayudó a reducir la pérdida de datos al 100%. Desde que implementamos Automate no hemos perdido datos”.
Ingeniero de Planta

Met Tel

AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

MetTel - Telecomunicaciones

MetTel es un gran proveedor de telecomunicaciones, que ofrece un paquete de servicios para facilitar la facturación de los clientes. Al principio, dar este servicio era bastante complicado para los empleados, ya que requería que 40 personas ingresaran manualmente al sitio web para capturar y consolidar la información de facturación de los clientes, un proceso largo y tedioso, vulnerable a errores humanos.

Con Automate, a través de la Automatización Robótica de Procesos, los robots de software se hicieron cargo de estas tareas, reduciendo ampliamente las actividades repetitivas y manuales de los empleados, a la vez que mejoró la calidad y consistencia de su trabajo. Ahora, incluso, pueden expandir su estrategia de automatización para incluir el monitoreo de la red y combinándolo con la resolución automatizada, lo que mejora los tiempos de respuesta y elimina las tareas repetitivas de más equipos de MetTel.

Reemplazo del 75% de sus tareas manuales con robots de software

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.mettel.net

Ricoh Italia

AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Ricoh Italia - Servicio al cliente

El Departamento de Atención al Cliente de Ricoh Italia recibía 1.000 emails de clientes por día, 400 de ellos quedaban atascados en cola y los agentes del call center no tenían las herramientas apropiadas para responder a las solicitudes de productos e insumos por parte de los clientes. Con el aumento de la carga de trabajo y mayor presión sobre los empleados, Ricoh buscaba automatizar el ingreso de datos proveniente de los emails de clientes y la información obtenida por los agentes del call center durante las llamadas. El principal objetivo era ofrecer una experiencia más fluida y digital a sus clientes.

Ricoh Italia incorporó los robots de Automate a un flujo de trabajo que conecta todos los distintos tipos de comunicaciones, para generar un único punto de entrada. Gracias a Automate, ahora Ricoh Italia es capaz de liberar a sus empleados para que puedan usar su tiempo en ayudar a los clientes y mejorar las insuficiencias de su campo de operaciones. Con más tiempo y recursos, tienen la capacidad de proporcionar a sus clientes un servicio de mayor valor agregado, como la solución remota de problemas técnicos, la gestión remota de máquinas locales, y controlar la calidad y el costo de los servicios de consumo.

Automatización de casi el 100% de los emails estructurados a clientes
“Cuando el motor de RPA fue integrado con nuestra herramienta para validar las solicitudes provenientes de los clientes, finalmente nuestros agentes pudieron enfocarse dar valor y en proporcionar la cantidad correcta de insumos en base a su uso actual y al volumen de impresión”. 
Andrea Gombac, Director de Servicio al Cliente

Lugar: Italia
Sitio web: www.ricoh.it

Business Process Automation- Construction Utilities Company

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Empresa de Construcción

El departamento de IT de una empresa de servicios públicos de construcción que proporciona transmisión y distribución de gas y electricidad, telecomunicaciones, y sistemas de agua y desechos para sitios en construcción, programaba código en forma manual para asegurarse que las transacciones de fondos a cuentas a pagar y nóminas de pago sean depositados en las cuentas bancarias en el tiempo adecuado. El proceso variaba para cada proceso y escribir el código tomaba días de trabajo tedioso y manual. Al buscar una solución más eficiente, la empresa encontró Automate Enterprise.

Ahora, Automate extrae exitosamente los datos de pago de su aplicación de cuentas Spectrum Forefront, crea un archivo de texto con la información, encripta el archivo de texto, y luego conecta y envía el archivo al FTP del banco, todo con una única solución y sin intervención manual. Los días de escribir código ahora se convirtieron en solo horas, usadas para automatizar los procesos de pago. Además, las funcionalidades de Automate Enterprise permiten embeber scripts existentes, lo que permite a la empresa reutilizar los códigos creados previamente. La gestión centralizada de todos los procesos automatizados es clave, ya que les proporciona un único lugar en el que implementar y modificar los procesos que varían para cada proveedor.

En funcionamiento, en menos de una semana
“Creo que Automate es un gran producto, que nos permite ahorrar mucho tiempo. Definitivamente lo recomendaría a otras compañías”. 
 Responsable de Desarrollo de Aplicaciones

Automated Report Generation – Claims Processing -Medmarc Insurance Group

GENERACIÓN AutomatIZAdA DE ReportES – PROCESAMIENTO DE RECLAMOS

Medmarc Insurance Group - Empresa de Seguros

Medmarc Insurance Group ofrece protección de responsabilidad civil a empresas de tecnología de ciencias para la salud. Lo que alguna vez fue un largo proceso manual para cerrar los reclamos de cada mes, con el equipo de IT trabajando hasta altas horas de la noche para llegar a cumplir con su trabajo, ahora con Automate, es rápido y eficiente. Un proceso automatizado comienza inmediatamente después del cierre del negocio el último día del mes, y funciona sin supervisión durante toda la noche, notificando al personal de IT correspondiente en caso de que alguna aplicación falle.

Medmarc es capaz de crear reportes en forma rápida y precisa, y entregarlos a los ejecutivos clave, sin necesidad de que el personal de IT pierda noches para generar los informes. Automate también ayuda a Medmarc a cumplir con normativas y regulaciones gubernamentales, al automatizar los procesos de generación de reportes exigidos por los auditores (por lo general, sin notificación previa). Automate integra algunas aplicaciones de Medmarc’s, como Crystal Reports, el sistema Infinity, o el sistema financiero Microsoft Great Plains, para mantener actualizados los datos y proporcionar a los auditores la información que necesitan.

Ahorro de varios días de trabajo de los empleados cada mes

"Automate tiene todas las funcionalidades necesarias para automatizar cualquier proceso, así como un conjunto de herramientas integrales para monitorear y notificar al personal acerca del estado de las aplicaciones y procesos. Luego de considerar muchas alternativas, fue muy fácil para mí elegir Automate."

Chris Prime, Desarrollador

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.medmarc.com

World Precision Instruments

GENERACIÓN AUTOMATIZADA DE ReporteS - PROCESAMIENTO DIARIO

World Precision Instruments - Manufactura de productos de laboratorio

World Precision Instruments (WPI) produce instrumentos de laboratorio utilizados por investigadores biomédicos en todo el mundo. El equipo de IT es responsable de producir 25 reportes diferentes de cuentas, producción y recursos de manufactura al final de cada jornada laboral, además de más de 75 reportes al final del mes. En lugar de requerir a los empleados que ejecuten manualmente los reportes durante la noche, la compañía quería automatizar el proceso completo, sin la necesidad de invertir en una programación personalizada.

Automate simplificó los días y noches de la empresa, gracias a una interfaz drag-and-drop que ahorra miles de dólares en código y hace que el procesamiento diario sea muy fácil. Automate trabaja directamente con SYSPRO ERP y ejecuta la primera serie de reportes nocturnos cada noche. A medida que se completa cada serie de reportes, Automate continúa con el siguiente, y si algún proceso falla por cualquier razón, WPI recibe automáticamente un email de alerta.

Ahorro de cinco horas por noche en la generación de reportes
“No soy un programador, pero con Automate no necesito serlo. Aprendí solo a usar el programa, y prácticamente no tiene curva de aprendizaje”.
Jackie L. Messmer, Especialista de Soporte de IT

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.wpiinc.com

Automated User Provisioning - Tech Company

APROVISIONAMIENTO AUTOMATIZADO DE UsUARIOS

Compañía de Software - Tecnología

A medida que esta compañía tecnológica de tamaño medio experimentaba un rápido crecimiento, el Departamento de Recursos Humanos sufría los problemas de ese crecimiento. El proceso de alta de cada nuevo empleado requería demasiado tiempo del Responsable de Recursos Humanos. Entre configurar Active Directory, completar los nuevos formularios, y preparar el equipamiento, debían realizarse muchas tareas repetitivas y en forma manual, para lograr que cada empleado estuviera dado de alto en las distintas aplicaciones.

En busca de ayuda, el equipo de Recursos Humanos se apoyó en Automate para optimizar el proceso de aprovisionamiento de usuarios. La automatización de procesos de Negocio de Automate crea automáticamente un ticket de soporte, genera correctamente el nuevo usuario en Active Directory, VMWare y otras aplicaciones, notifica al responsable acerca del nuevo empleado, y cierra el ticket sin ninguna intervención manual. Ahora, el equipo de Recursos Humanos puede dedicarse a trabajar directamente con las personas, que es lo que mejor saben hacer, sin tener que pasar sus días ingresando datos en múltiples sistemas.

FILE TRANSFER AUTOMATION Single Source

AutomatiZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Single Source - Cadena de abastecimieto y distribuidora de alimentos

Single Source es una gran empresa proveedora de alimentos disecados, refrigerados y congelados, así como de papel y productos químicos para economatos institucionales. Cada año procesan y despachan más de 100 millones de kilos en comida a nivel nacional. Con una gran cantidad de órdenes para procesar y despachar, no pueden tener a su reducido equipo comprometido en la ejecución de tareas repetitivas, como el envío manual por fax de órdenes de clientes al depósito.

Con Automate, Single Source transfiere las órdenes de clientes automáticamente al depósito mediante transferencias automatizadas de archivos. Además, utiliza Automate para ejecutar otros procesos críticos, como el monitoreo de los niveles de suministro y la actualización de los SQLs en su base de datos. Todas estas tareas son completadas en forma confiable, sin que nadie del equipo necesite intervenir o monitorear el proceso, lo que permite a Single Source escalar y garantizar que sus archivos lleguen a donde tienen que llegar, a tiempo.

Automate ejecuta de forma confiable los procesos, sin ninguna intervención del personal
“Automate completa en forma confiable estas tareas, sin que nadie del equipo necesite intervenir o monitorear los procesos”.
Robert Newhart, Vice-Presidente & CIO

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.singlesource.com

File Transfer Automation - Baptist Health

AUTOMATIZACIÓN DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Baptist Health - Salud

Baptist Health es una organización de salud sin fines de lucro, con siete centros médicos y varios centros ambulatorios. Entre todos ellos, Baptist Health genera un total de 837 archivos de reclamos de pacientes. Sin embargo, su sistema de gestión de reclamos - ePREMIS de NDC Health - solo acepta un archivo por día. Por lo tanto, necesitaban una forma de reunir una serie de 837 archivos de reclamos en uno solo archivo, que pudiera importar todos los datos en el sistema de una sola vez.

Gracias a Automate, pudieron automatizar las transferencias diarias de archivos de reclamos individuales a un servidor FTP, que dispara una tarea de Automate que une todos los archivos y los transfiere en su sistema. A su vez, Automate audita los archivos y garantiza que no pase por alto ningún reclamo. Esto da como resultado un control centralizado sobre miles de transferencias de archivos que ocurren día a día, mayor consistencia con los datos y puntualidad.

Con Automate, Baptist Health ahorra 40 horas de tareas manuales
“Automate nos permite ahorrar mucho tiempo. Los clientes en el otro extremo de nuestros 837 procesos han declarado que los ayuda a ahorrar aproximadamente 10 horas por semana de tareas manuales. Por mi parte, estoy ahorrando de 5 a 10 horas por semana”.
Jason Stoyles, Supervisor del equipo de Automatización

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.baptisthealth.net

Automated Application Integration - Frankenmuth Insurance

INTEGRACIÓN AUTOMATIZADA DE APLICACIONES

Frankenmuth Insurance - Seguros

Frankenmuth Insurance proporciona seguros personales, comerciales y de vida, a personas en 15 estados en Estados Unidos. El Analista de Redes de Frankenmuth estaba orgulloso de lo fácil que era a través de sus sistemas que los agentes completaran los procesos de reclamos de seguros. Hasta que se dio cuenta de que faltaba la integración con los productos que usaban, por lo que le supo que debía haber otra forma de optimizar un poco más sus procesos, sin la necesidad de utilizar un tedioso código para la configuración de procesos de trabajo.

Mediante la Automatización Robótica de Procesos (RPA) con Automate, Frankenmuth combina los pasos de sus procesos desde distintas aplicaciones y logra que funcionen en forma sincronizada. Un ejemplo es el chequeo de los procesos de impresión: un workflow de Automate automatiza su proceso y trabaja directamente y en forma fluida con múltiples aplicaciones, para generar mayor eficiencia y menos errores. Con REST API de Automate, actualizar y crear workflows es rápido y fácil.

Creación de 450 workflows entre sus aplicaciones, en solo 4 horas
“La REST API de Automate fue una gran ventaja para nosotros. Tenemos 2.500 workflows y antes de la API, cuando teníamos que hacerles cambios, necesitábamos meternos y actualizar cada uno de ellos en todas las aplicaciones, en forma individual”.
David Seibel, Analista de redes

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.fmins.com

Automated Application Integration - MD Anderson Cancer Center

INTEGRACIÓN AUTOMATIZADA DE APLICACIONEs

MD Anderson Cancer Center - Salud

El MD Anderson Cancer Center de la Universidad de Texas tenía el desafío de contratar y administrar a miles de enfermeras, y, al mismo tiempo, proporcionar un cuidado de primera calidad a sus pacientes. La empresa confiaba en tres aplicaciones principales: un sistema de Recursos Humanos de PeopleSoft, un sistema de tiempo y asistencia de Kronos, y el sistema de empleados ANSOS One-Staff de Per-Se. Sus aplicaciones siempre necesitaban estar actualizadas y sincronizadas para que Cancer Center pudiera contratar el personal adecuado, operar en forma eficiente, y proporcionar un cuidado de calidad. Pero hacer malabares entre las aplicaciones, para asegurar que los datos fuesen los correctos, estaba quitándoles demasiado tiempo de sus pacientes y su misión.

Automate actúa como un “agente de tránsito”, ya que tiene la función de automatizar miles de transferencias de datos entre estas aplicaciones. En lugar de tener que preocuparse por la cantidad de empleados y no tener la información precisa actualizada, pueden concentrarse en sus pacientes y en proporcionar los más altos niveles de cuidado.

Ahorro de USD 150.000, con un ROI del 650%
"Automate ofrece la capacibidad de ‘hacer un script’ con cualquier tipo de solución, incluso cuando uno no sabe nada de scripting. Automate es potente. Si usted está orgulloso de sus habilidades de scripting, puede llevar su talento al próximo nivel con Automate". 
Juan García, Analista de Sistemas

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.mdanderson.org

Automated ERP Integration - Construction Products Company

ERP integration with Webdocs software

INTEGRACIÓN INTEGRADA CON ERP

Compañía de productos de construcción - Manufactura

Una empresa de productos de construcción vende productos de fijación, desde tornillos y palancas autoperforantes, a clavos y engrapadoras. Durante años, una persona de IT tenía que llegar al trabajo temprano por la mañana y preparar el sistema Syspro ERP para ese día. En lugar de continuar desperdiciando tiempo en esta tarea rutinaria, la empresa incorporó Automate. En pocas horas, los responsables de IT comenzaron a usar Automate para disparar, ejecutar, y chequear errores en las actualizaciones ERP, sin necesidad de intervención humana, reduciendo 12 horas semanales de la fuerza de trabajo de IT.

Las actualizaciones de ERP ahora se actualizan sin la participación de IT, y ejecutar las actualizaciones durante la noche ha eliminado virtualmente las interrupciones en el sistema ERP, lo que otorga un acceso total a la valiosa información de sus clientes. La empresa también usa Automate para procesos que van desde la actualización de ventas a la revisión de pedidos pendientes. El resultado es un 99.9% de tiempo de actividad que mantiene a todos los departamentos funcionando correctamente.

Ahorro diario de 2 horas y media del equipo de IT y tiempo de actividad de 99.9% para su Syspro ERP
"Escribir scripts personalizados hubiera costado cientos de miles de dólares y un parche para los distintos procesos batch, que hubiese sido difícil de ejecutar y mantener. Automate nos permitió automatizar todos los procesos desde un solo marco de trabajo, rápido y fácil". 
  Responable de Sistemas Informáticos

Automated Inventory Management and Report Generation - Home Appliance Distributor

GESTIÓN AUTOMATIZADA DE INVENTARIOS Y GENERACIÓN DE REPORTES

Home Appliance Distributor - Gestión de almacenes

Un distribuidor de artefactos de lujo para el hogar mantiene sus datos en cuatro bases de datos separadas de SAP Business One, que comparte con ventas y el personal de administración, a través de decenas de reportes semanales y mensuales. Cuando la generación manual de reportes comenzó a provocar la lentitud de la red durante la jornada laboral, sabían que era tiempo de incorporar automatización.

La empresa usa Automate para cientos de tareas, simplemente utilizando comandos como "Open Excel" y "Run" desde un menú, y haciendo con ellos drag-and-drop hasta una ventana en la secuencia apropiada. Tener a Automate funcionando les permite ahorrar 20 horas por semana de generación repetitiva de reportes y evitar el gasto de elaborar código personalizado, de modo que tienen más tiempo para dedicarse a optimizar otras actividades de IT. Los reportes semanales ahora son entregados a tiempo y los reportes de inventario ya no hacen más lenta la red, porque no tienen que ejecutarse en horas de laborales.

Ahorro de 20 horas por semana de generación repetitiva de reportes
"El trabajo de generar presupuestos solía monopolizar cuatro o cinco personas durante dos o tres días. Lo automaticé y creé los archivos que necesitábamos en menos de 90 minutos”. 
 Analista de sistemas

Automated Data Extraction – Robotic Process Automation - Deloitte

Bring data from all systems together in Sequel Data Warehouse | HelpSystems

EXTRACCIÓN AUTOMATIZADA DE DATOS - AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Deloitte - Sector Público

Una agencia del sector público que trabajaba con Deloitte necesitaba obtener información clave de archivos PDF y pasarla a templates en Microsoft Excel. Tardaban bastante tiempo en extraer y transcribir manualmente la información relevante. Al enfrentarse a problemas de presupuesto y tiempo, estos procesos manuales estaban consumiendo muchos de los recursos que necesitaban para cumplir con sus demandas de servicio.

Con Automate, utilizaron Optical Character Recognition (OCR) para leer y extraer la información necesaria de los PDFs y colocarla directamente en el archivo de Excel. Una interfaz amigable ofrece una forma intuitiva de instruir al bot para planificar las tareas y empezar a ejecutar. Con Automate, la agencia captura los valores de tiempo y recursos necesarios para realizar sus tareas críticas.

Alcance de 99.9% de precisión en la actualización de datos

Lugar: Estados Unidos
Sitio web: www.deloitte.com

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