Cómo ahorrar 2 ½ hs. por día de trabajo en ERP gracias a Automate

ITW Construction Products es una empresa con sede en Toronto que vende productos de fijación, que van desde tornillos autorroscantes hasta pistolas de clavos y engrampadoras eléctricas de las marcas Paslode, Duo-Fast, Buildex, Ramset y Red Head. La compañía es socia de Tool Works Inc., un conglomerado multimillonario que cotiza en bolsa y tiene sede en Estados Unidos.

Cada mañana el sistema SYSPRO ERP de ITW debe ser actualizado con la informaciónde todos los movimientos de inventario, ventas y detalles de facturación. Todos los datos deben ser cargados al sistema antes de que arranque la jornada laboral, para asegurar que no haya demoras ni interferencias en el trabajo de todas las áreas.

Antes de implementar Automate, un técnico tenía que entrar más temprano que el resto de los empleados, iniciar sesión en SYSPRO y navegar entre diferentes pantallas para activar todos los procesos de carga y actualización de información. Como la actividad de cada una de las cinco marcas de ITW debía manejarse por separado, este empleado debía repetir los mismos pasos cinco veces por día. Hace ya varios años, cansado de que estas tareas le robaran tanto tiempo, la manager del área de IT, Sasha Veletic, decidió tomar acción para aliviarle tareas a su equipo haciendo, exactamente, lo mismo que hacen los clientes de ISW: sumar la herramienta necesaria a su caja de herramientas.

Veletic empezó a usar Automate, el software de Automatización de Procesos de Negocio de Fortra, que permite crear rutinas de automatización, paso a paso y de forma muy simple, gracias a una interfaz tipo drag-and-drop con acciones predeterminadas listas para usar. Automate le permitió a ITW automatizar estos procesos en solo una hora, sin necesidad de que su equipo de IT tuviera que perder tiempo programando scripts desde cero.

“Programar scripts nos hubiera costado decenas de miles de dólares y hubiera sido difícil de usar y de mantener actualizado.”, asegura Veltic. “Automate nos permite automatizar todos los procesos de forma fácil y rápida, en una única plataforma. El software ofrece tantas opciones que, realmente, nos ayudó a darnos cuenta de algunos pasos en los procesos que nos podríamos haber olvidado si optábamos por hacer un desarrollo a medida.”, agregó

Velectic utilizó Automate para crear una serie de rutinas para automatizar diferentes tipos de procesos, desde actualización de ventas hasta revisión de pedidos antes de ser despachados. Por ejemplo, gracias a Automate, su sistema ERP chequea pedidos, corrobora que haya stock y organiza la logística para que sean recogidos para empaquetarlos y enviarlos a destino.  

En una primera fase, ITW iniciaba las secuencias de forma manual cada mañana, para que una persona del Departamento de IT estuviera presente y pudiera ocuparse de cualquier error o demora que pudiera ocurrir, tal como fallas en el login de algún usuario. Esto liberó al personal de IT de configurar las actualizaciones de forma manual cada día, pero aún requería de intervención humana que podría eliminarse mediante el uso de Automate y su capacidad para iniciar tareas automáticamente en base al horario, eventos u otras acciones disparadoras. 

En una jornada normal, manejar todos los procesos de forma manual le llevaba a esta persona unas 2 horas y media cada mañana. ITW necesitaba actualizar el ERP por la noche, sin necesidad de que un empleado estuviera presente. Así fue como Veletic decidió actualizar a una versión más moderna de Automate, que incluye funcionalidades avanzadas de manejo de errores y permite incluir scripts, que le permitieron a ITW instruir al software acerca de cómo actuar en caso de situaciones especiales que podían causar que el proceso fallara.

Con estos nuevos controles, ITW configuró Automate para disparar un proceso de actualización a las 3 AM que trabajara en forma desatendida hasta el amanecer. El software se instaló en un servidor de producción Windows y se configuró para que Veletic recibiera una notificación en su email cuando la actualización del ERP se completaba o cuando existía algún error de carga de datos que necesitara su atención.

Gracias a Automate ITW puede actualizar su ERP diariamente de forma automática, sin necesidad de que el Departamento de IT lo supervise. “Ahorramos 2 horas y media cada día de trabajo de IT, ya no necesitamos que un miembro del equipo venga más temprano o se quede después de hora para hacer las cargas de datos de forma manual, y tenemos un sistema muy potente, que chequea que todo funcione correctamente y nos envía alertas si encuentra algo erróneo o inesperado” dice Veletic. “Cada mañana cuando me despierto, miro en mi teléfono que las actualizaciones del ERP se hayan completado de forma satisfactoria. Es una preocupación menos en el día”.

Además de todos estos beneficios, el hecho de que Automate ejecute todas las actualizaciones por la noche, prácticamente eliminó caídas del ERP que ocurrían durante las horas de trabajo y que eran provocadas por actualizaciones que se realizaban por las mañanas y que llevaban demasiado tiempo o que eran interrumpidas por diferentes razones. Tener un 99,9% de tiempo de disponibilidad de la red ayuda a que los departamentos de Servicio al Cliente, Contabilidad y Ventas, entre otros, puedan funcionar sin interrupciones.

En conclusión: Automate le permitió a ITW construir una estrategia de ERP mejor que la que tenían. ¿Qué mejor decisión para una empresa del rubro de la construcción?