Application integration with RPA at Nationale-Nederlanden
Caso de Éxito

Columbus automatiza procesos financieros con RPA: generación y envío de informes a clientes, inicio y cierre del día y más

 

Columbus, compañía de asesores patrimoniales especializados en la administración de portafolios de inversión de personas físicas y jurídicas, es una empresa de México con más de 3.000 clientes. 
Debido a la naturaleza propia del Negocio financiero realizan muchos procesos repetitivos de forma periódica, en los que intervienen profesionales de diversas áreas, y tienen como destinatarios tanto a personal interno como personas ajenas a la empresa. 

Esto les presenta dos grandes desafíos: por un lado, la pérdida de tiempo que conlleva realizar tareas manuales y repetitivas (como extracciones de información, actualización de bases de datos, carga de información, etc.) y, por el otro, la necesidad de evitar errores manipulando información.

Ante una necesidad concreta que surgió en el área de Contabilidad, buscaron soluciones de automatización y conocieron Automate, la herramienta RPA de HelpSystems. 
Automate no solo los ayudó ahorrar tiempo y evitar errores, sino que también les permitió realizar nuevos procesos que antes era imposible realizar por falta de recursos o que eran muy dependientes de las personas. Al día de hoy, ya lograron automatizar más de 50 procesos (muchos de ellos críticos para el Negocio) y siguen con planes de automatizar aún más en diferentes áreas de la compañía.

Por qué eligieron Automate sobre otras soluciones RPA disponibles en el mercado

La búsqueda una solución RPA nació de una necesidad concreta del área de Contabilidad: realizaban muchas descargas y manipulaciones de datos de formatos Excel y PDF para reportes, y este esfuerzo manual y repetitivo les demandaba demasiado tiempo.  

Los pilares para la elección de Automate fueron su facilidad de uso e implementación y la flexibilidad tanto del producto como de su sistema de licenciamiento, que se adapta a compañías de todos los tamaños, según sean sus necesidades. 

Carlos Casio, Analista Financiero de Columbus y quién participó desde el inicio en la implementación del proyecto de automatización y Transformación Digital, lo explica así: “Buscando diferentes herramientas de automatización encontramos Automate. Evaluamos otras herramientas, pero en lo personal, las encontré más difíciles de usar y con costos iniciales mucho más altos.” 

Automatización de reportes financieros y más

Luego de la implementación exitosa de Automate en el área de Contabilidad le fueron dando nuevos usos a la herramienta. “Hay aproximadamente 20 tareas diarias o que se realizan mínimo 2 veces por semana que son muy importantes. Además, hay aproximadamente otros 30 procesos que se ejecutan periódicamente. Puede ser mensual, quincenal, semanal o cada que sea requerido”, detalla Carlos.

De entre todos ellos, uno de los más útiles es la generación automática de reportes periódicos con información de mercado, para diversos usos. Según cada caso, Automate toma información y métricas desde diferentes aplicaciones, las analiza y elabora un reporte completo (números, gráficos, rendimiento de activos, y más, según cada caso). 

Debido a la complejidad y al esfuerzo humano que demandaba crear algunos de estos reportes, antes de contar con Automate era imposible realizarlos. Así, Automate ayudó a optimizar tareas y permitir que los empleados puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas y ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

 

El software es muy bueno. Tiene muchas herramientas y comandos que ayudan a programar los procesos de manera específica, además de controles extra en caso de error y condiciones para ejecutar automáticamente diferentes flujos.”
Carlos Casio, Analista Financiero y Desarrollador VBA, Columbus

Reporte de inicio y cierre diario

Otros dos procesos internos que Columbus automatiza son el reporte de inicio del día y el de cierre del día.

Ahora con Automate, Columbus ejecuta todas las mañanas un reporte de inicio del día en el sistema interno de la empresa. Se trata de un proceso que consiste en cargar decenas de datos bursátiles desde distintos sistemas financieros, descargarlos en carpetas específicas y ejecutar macros para actualizar archivos internos. Antes de implementar Automate, no podían llevar a cabo este proceso porque hacerlo de forma manual resultaba muy complejo y demandaba mucho tiempo.

El cierre del día es un proceso de 30 minutos diarios que consiste en tomar datos de diferentes aplicaciones de todas las operaciones diarias, cargarlos al sistema y ejecutar un proceso interno. Al igual que el reporte de inicio, éste se hacía de forma manual antes de la implementación de Automate, pero ahora se hace de forma automática, ahorrando tiempo, recursos y reduciendo errores humanos a cero. 

En la mayoría de estos procesos, Automate integra información proveniente de páginas web, Microsoft Excel, bases de datos SQL y un sistema interno de Columbus llamado SIAP desarrollado en PowerBuilder.

“Algunos de los procesos automatizados tomaban 10 a 15 minutos por día, otros demandaban dos o tres horas por día, y algunos ni siquiera podían llegar a hacerse debido a su complejidad.”
Carlos Casio, Analista Financiero y Desarrollador VBA, Columbus

Implementaciones RPA a futuro

El uso de la solución RPA ya se extendió desde el área de Contabilidad a otras áreas de Columbus, como Inversiones, Back Office, Atención al cliente, Promoción institucional e Inteligencia de Procesos. Gracias a su facilidad de uso, todas estas áreas pueden usar Automate prácticamente sin intervención del área de IT. 

Gracias al apoyo de Carlos Casio, el área de Contabilidad continúa automatizando nuevos procesos. En el corto plazo planean la implementación de nuevos procesos en el área de Inversiones como, por ejemplo, la automatización de descarga y procesamiento de información.

Además, otro proyecto que ya están llevando a cabo es la integración de Automate con Power BI para generar más de 1.000 documentos PDF personalizados de forma masiva, automatizada y con periodicidad mensual. 

A futuro, piensan seguir usando Automate para escalar la automatización al máximo. “A la par de Automate, siempre se está buscando realizar optimizaciones en los procesos, ya sea mejorándolos o bien cambiándolos totalmente. Conforme esto sucede, surgen nuevas tareas que pueden ser programadas con la herramienta,” detalló Carlos Casio.

Vea un software de RPA en acción

Solicite una demostración en vivo de Automate para conocer cómo la Automatización Robótica de Procesos puede ayudarlo integrar diferentes aplicaciones, ahorrar tiempo y dinero, y reducir errores.

Resultados

Optimización de +50 workflows con RPA

Generación automática de reportes periódicos con información de mercado, para diversos usos

Automatización de reportes de inicio del día y de cierre del día

Soluciones