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Enfoques de automatización: Las mejores prácticas para flujos de trabajo efectivos

Una de las principales empresas consultoras automatizó un proceso repetitivo con el objetivo de ahorrar tiempo en tareas manuales. Sin embargo, no estaban contentos con la velocidad del flujo de trabajo automatizado.

La empresa utilizaba la interactividad del navegador web para buscar un tipo determinado de producto en Amazon, tomar una lista de los 10 productos principales, y recorrer cada ítem de la lista para encontrar el nombre, el precio, la imagen del producto, entre otros detalles. El proceso completo tomó seis minutos.

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La Automatización Robótica de Procesos a nivel de interfaz de usuario es una de las herramientas más populares y útiles, pero no es la única forma de construir una automatización efectiva. El equipo de Automate ayudó a una empresa de consultoría a automatizar su proceso de Amazon utilizando una API para tomar el html de la lista de resultados y analizarlos, reduciendo la duración del proceso completo a menos de 20 segundos. 

La Automatización Robótica de Procesos es valiosa para el negocio, gracias a su capacidad de ejecutar un proceso completo exactamente de la misma forma en la que lo haría un ser humano, interactuando con sitios web, haciendo click en botones o abriendo ventanas. Pero la automatización propiamente dicha, no es la mejor opción para cualquier flujo de trabajo, y, con la plataforma correcta, configurar una automatización de backend ya no es un proceso que demande más tiempo o recursos técnicos que RPA. 

Cuándo debería utilizar la automatización habitual

Para muchos procesos, delegar cada paso ejecutado por un ser humano a un robot de software es la opción más eficiente. Si el proceso es de bajo volumen y no es crítico para el negocio, como por ejemplo, algo que se ejecuta en la computadora de escritorio de un solo usuario, usted puede agilizar fácilmente ese flujo de trabajo utilizando la automatización habitual. Si está automatizando un proyecto basado en flujos de trabajo, en lugar de uno que está en curso, invertir en la optimización de procesos puede no ser la opción que le devuelva el mejor ROI. El máximo beneficio de un enfoque habitual de automatización es, simplemente, que puede tener su procesos automatizado y en funcionamiento, rápidamente.

En HelpSystems recomendamos la automatización habitual para Pruebas de Concepto. Este tipo de automatización lo ayudará a demostrar que la automatización de procesos es factible y que puede preocuparse por la optimización, una vez que el proceso esté en producción o haya escalado.

Pese a que la automatización habitual le permite configurar robots rápidamente, aún así debe tener en cuenta el trabajo previo. Hable con las personas en su organización que mejor entienden el proceso para documentar cada tarea en el flujo de trabajo. No se olvide de incluir cualquier camino alternativo, como por ejemplo, qué sucede si el archivo que necesita nunca llega. Una vez que tiene el proceso completamente mapeado, debería ser capaz de automatizar cada paso en solo algunos minutos. Contar con esta documentación, también lo ayudará si decide optimizar el proceso más adelante.  

Cuándo debería optimizar

La automatización GUI es simple, pero no es el método de automatización más confiable o más rápido. Si usted cuenta con un proceso que involucra a muchas perosnas y es de alta frecuencia, debería considerar la optimización de los flujos de trabajo. Esto se puede hacer en el primer momento de su automatización, o más tarde, en una segunda etapa.

Con este enfoque sobre su flujo de trabajo, puede terminar con una combinación de automatización GUI y backend. Repase los pasos del procesos que ha documentado y marque dónde podría automatizar vía el backend; por ejemplo, con APIs y servicios web.

Descubrirá que este método mejora la estabilidad del proceso y su velocidad de ejecución. Esto también tiende a proporcionar un manejo más potente de errores, auditorías y seguridad.

Mientras que la optimización requiere un poco más de trabajo, moverse de una automatización habitual a una automatización optimizada no es una gran carga si se cuenta con las herramientas adecuadas. Además, no hace falta que sea un programador para aumentar la velocidad y la confiabilidad de su proceso.

Cuándo debería revisar sus procesos

Muchas veces un proceso requiere, no solo la optimización de algunos de sus pasos, sino una revisión completa del flujo de trabajo. Por lo general, estos procesos son de alto volumen, críticos para la organización, o requieren una ejecución especialmente rápida. Para revisar el proceso, usted puede hacer uso de metodologías de mejora de procesos ya establecidas, como Lean Management o Seis Sigma, para revisar el proceso, identificar áreas de ineficiencia, y mapear un nuevo flujo de trabajo. Su diseño puede, o no, requerir ajustes basados en sus capacidades de automatización.

De los tres enfoques de automatización, este es el que más tiempo requiere para ser desarrollado, sin embargo, es el que mejor ROI puede otorgar para un proceso crítico, de alta frecuencia.

 

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Elija el tipo de automatización correcta para su proceso de negocios

Determinar el mejor enfoque

El primer paso es identificar una lista de procesos que pueden ser automatizados. Para determinar prioridades, analice cada uno utilizando una matriz ponderada como Seis Sigma C&E. Los datos ingresados pueden incluir factores como la criticidad para el negocio, el impacto potencial de errores humanos, y el esfuerzo requerido para la automatización.

Este ejercicio lo ayudará a organizar sus prioridades, además de ordenar la información que puede ayudarlo a decidir si el proceso requiere una rápida configuración de RPA o una revisión completa del proceso para maximizar su ROI.

Una solución todo en uno

El enfoque ideal de automatización es diferente para cada uno de los procesos de su organización. Por lo tanto, es probable que termine con una fusión de tipos de automatización, algunos estarán completamente automatizados con RPA, mientras que otros utilizarán una automatización backend, o una combinación de ambas soluciones. Es importante tener la capacidad de moverse entre los distintos tipos; como por ejemplo, si un proceso simple de computadora de escritorio escala para incluir más máquinas y usuarios. Esto es difícil de alcanzar si utiliza herramientas dispares de automatización, que no trabajan bien juntas. Para una automatización pareja a través de toda su empresa, busque una solución que le proporcione robots de software fáciles de configurar, pero que también vaya más allá de RPA, con automatización backend y funcionalidades avanzadas.

La suite de producto Automate proporciona una solución completa para la automatización. Consulte con un experto en RPA y descubra cómo cumplir, de la mejor manera, con los desafíos exclusivos de su empresa.