Cómo automatizar tareas en Outlook, Office 365 y más aplicaciones de Microsoft

Introducción

¿Cuántas veces al día usted o los miembros de su equipo usan alguna aplicación o herramienta desarrollada por Microsoft para realizar su trabajo? Desde las bandejas de entrada de Outlook o las hojas de cálculo de Excel, hasta los scripts de PowerShell, Microsoft está presente en todas las empresas. Sin embargo, es probable que esté tan acostumbrado a trabajar con esas herramientas que no sepa que muchas tareas se pueden automatizar.

Automatizar tareas en aplicaciones de Microsoft es muy fácil gracias a la Automatización Robótica de Procesos (conocida también como RPA por Robotic Process Automation). Esta tecnología permite ahorrar tiempo, reducir errores y optimizar procesos.

A continuación, le presentaremos un listado completo de tareas que puede automatizar en las aplicaciones de Microsoft más usadas en el ámbito laboral.

Microsoft Office Automation

9 consejos para automatizar tareas de aplicaciones de Microsoft

1. Automatizar informes y cálculos en Microsoft Excel

En todas las áreas de su empresa los empleados copian y pegan datos en hojas de cálculo. Todos sabemos lo tediosa y demandante que esta tarea puede ser. Además es arriesgada: el típico documento de Excel está tan plagado de errores que un profesor de Administración de IT de la Universidad de Hawái calificó a los errores en las hojas de cálculo como una “pandemia”.

¿Sabe quién puede gestionar la creación y manipulación de hojas de cálculo rápido y sin errores? Los robots de software con tecnología RPA. Éstas son algunas tareas que la Automatización Robótica de Procesos puede realizar por usted:

Consultar una base de datos y escribir los datos en una hoja de cálculo. ¿Necesita crear informes periódicos para compartir con colegas o socios de Negocio? Una solución RPA puede generarlos con la frecuencia que necesite, sin necesidad de intervención humana manual. El proceso también funciona a la inversa: puede hacer que los robots de software lean los documentos de Excel que recibe y utilicen el contenido para actualizar una base de datos.

Reformatear y organizar sus datos.  Convierta automáticamente sus informes a diferentes formatos, actualice los datos, agregue nuevas columnas, cree archivos PDF, imprima los informes y más.

Ejecutar macros existentes. Por lo general, la automatización de Excel se realiza mediante macros, pero las macros no son la mejor solución empresarial a largo plazo. Pueden ser complicadas de crear y es posible que la lógica de su Negocio termine distribuida en múltiples archivos. Una solución de RPA puede administrar sus macros existentes, y a largo plazo ofrecer una biblioteca integrada de acciones tipo drag-and-drop que resulte más  útil para automatizar las tareas de la hoja de cálculo.

2. Automatizar tareas de correo electrónico en Outlook o Exchange

El correo electrónico es fundamental para tantos procesos, que prácticamente siempre hay una forma de automatizarlo para agilizar sus operaciones. Por ejemplo, puede que reciba notificaciones por correo electrónico cuando  archivos disponibles para descargar en el sitio web de un socio. O, quizás, reciba correos electrónicos de clientes que preguntan por el estado de una compra. No solo es lento y tedioso chequear el correo electrónico y tener que responder siempre, sino que además si las respuestas se retrasaran, podría dañar su relación con un cliente o socio comercial.

Dentro del ecosistema de aplicaciones de Microsoft, es posible usar RPA con Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Algunas tareas que puede automatizar son:

Monitorear una bandeja de entrada. Ahorre el tiempo que lleva revisar manualmente la bandeja de entrada, y en cambio automatice su monitoreo y la ejecución de procesos automáticos.

Responder automáticamente a solicitudes de help desk. Puede configurar su plataforma RPA para que detecte tipos de pedidos específicos a help desk, como la creación de nuevos usuarios o restablecimientos de contraseñas, y los ejecute de forma automática. Esto le quita trabajo pesado al equipo de help desk y le permite dedicar más tiempo a problemas complejos que requieren de intervención humana. Los sistemas comunes de help desk como ServiceNow o Zendesk se pueden integrar fácilmente en sus procesos automatizados de correo electrónico.

Enviar documentos a un sistema de gestión de documentos o una impresora. Por ejemplo, los departamentos de contabilidad suelen recibir un alto volumen de facturas en papel y, por lo general, deben procesarse en determinado tiempo y forma. Puede ahorrar tiempo y papel si configura una bandeja de entrada para recibir las facturas y enviarlas automáticamente al departamento de contabilidad o a un sistema de gestión de documentos para que sean procesadas. Si necesita contar con los formularios en papel, también puede configurar su software RPA para que imprima los mensajes y los archivos adjuntos de forma automática a medida que llegan.

Exportar mensajes destacados y archivos adjuntos desde Outlook. Con una bandeja de entrada muy ocupada puede ser difícil saber qué correos electrónicos guardar permanentemente.

3. Automatizar otras tareas de Microsoft Office 365

Ya sea que necesite crear una nueva secuencia de automatización o programar macros existentes y scripts en VB, la combinación de tareas de Microsoft Office/Office 365 con un software de Automatización Robótica de Procesos puede ahorrarle mucho tiempo y errores. Le compartimos algunos ejemplos:

Generar y distribuir documentos. Puede tomar una lista de cientos de miles de direcciones de correo electrónico y enviarles un correo personalizado en forma periódica o cuando usted lo decida, con solo apretar un botón.

Use la automatización de PowerPoint ActiveX para combinar múltiples presentaciones y convertirlas a PDF.

4. Automatizar Active Directory para simplificar procesos de incorporación o desvinculación de usuarios

Su empresa crece y siempre es motivante sumar nuevos empleados al equipo. Pero los procesos involucrados en el alta o incorporación de usuarios son complejos y, con frecuencia, abarcan múltiples departamentos y aplicaciones. Una herramienta clave en la administración de usuarios es Active Directory de Microsoft. Al automatizar las tareas de Active Directory, puede ahorrar mucho tiempo.

Aprovisionar nuevos usuarios automáticamente. Puede incluir el aprovisionamiento (o baja) de usuarios de Active Directory en un único flujo de trabajo automatizado. Por ejemplo, puede automatizar la creación de un ticket de help desk, solicitar el alta en Active Directory y las aplicaciones de Negocio que el usuario necesitará, y enviar un correo electrónico al responsable del nuevo empleado, todo sin intervención manual alguna.

Gestionar solicitudes de cambio. Con RPA puede, por ejemplo, gestionar en forma automatizada las solicitudes de nuevas contraseñas de usuario, y la migración y eliminación de usuarios.

5. Fomentar la colaboración gracias a automatizar SharePoint y OneDrive

Microsoft SharePoint es una potente plataforma empresarial de trabajo colaborativo. Las capacidades de SharePoint, como la administración de contenido, la colaboración, la búsqueda y la inteligencia empresarial, trabajan juntas para ayudar a las empresas a responder rápidamente a las cambiantes necesidades comerciales. Sin embargo, SharePoint puede resultar difícil de usar para muchos usuarios, sin mencionar que mantener su sitio de SharePoint actualizado y monitoreado demanda mucho tiempo.

La automatización de SharePoint o OneDrive hace que la colaboración y el intercambio de información sean veloces, fáciles y efectivos.

Subir y descargar archivos de SharePoint. Es muy útil si necesita agregar informes diarios a SharePoint. Los archivos se pueden registrar y actualizar automáticamente.

Administrar usuarios y grupos de SharePoint. Puede vincular esta tarea con los flujos de trabajo automatizados de incorporación de empleados. También puede generar un usuario en Active Directory y agregarlo inmediatamente a un grupo de SharePoint.

Sincronizar archivos de OneDrive a una carpeta local. A medida que los archivos llegan a su cuenta en la nube de OneDrive, se pueden sincronizar automáticamente con su PC o servidor.

Vea más ejemplos de automatización de Sharepoint en nuestra página de procesos.

6. Gestionar las relaciones con los clientes con Dynamics CRM Automation

Cuanto más fácil y rápido sea acceder a la información de sus clientes, más fácil será mantener una buena relación con ellos.

Acceder y gestionar datos de clientes. Use RPA para insertar, actualizar o eliminar entidades en Dynamics, o consultar datos con FetchXML.

7. Automatizar scripts existentes de PowerShell o reemplazar PowerShell

PowerShell es un potente lenguaje de scripting con muchas funcionalidades. Si ya usa la automatización de PowerShell para simplificar las tareas, no es necesario que renuncie a ella. Su software RPA puede administrar los scripts e integrarlos en todos sus flujos de trabajo. Sin embargo, con el paso del tiempo es muy probable que le resulte más eficiente reemplazar PowerShell. Si esto pasara, la transición a RPA sería muy fácil.

Agregar funciones de RPA a los scripts de PowerShell. Incluso si usted es capaz de escribir fácilmente un script de PowerShell para automatizar la tarea en cuestión, lo más probable es que carezca de funciones como notificación automática o manejo de errores. Una plataforma RPA puede utilizar sus scripts existentes y además, agregarles una capa adicional de automatización de este tipo para una automatización de nivel empresarial.

Automatizar sin PowerShell. Puede ser un experto en scripting pero el crecimiento de su equipo será más fácil si no necesita contratar especialistas en PowerShell. La Automatización Robótica de Procesos puede automatizar los mismos procesos que los scripts pero con una interfaz mucho más intuitiva, de tipo drag-and-drop.

8. Automatizar en la nube con Azure Automation

Automatizar un entorno híbrido. Si bien la mayoría de las empresas utiliza algún tipo de solución en la nube, muy pocas están 100% basadas en la nube. RPA tiene la capacidad de automatizar cualquier aplicación, ya sea on premise o en la nube.

9. Automatizar tareas en otras aplicaciones de Microsoft

En este artículo apenas hemos podido abordar algunas de todas las posibilidades de automatización de aplicaciones de Microsoft. Hay todavía más aplicaciones que puede automatizar con un software de RPA, como:

  • Microsoft Access
  • Microsoft Power BI
  • Microsoft PowerApps
  • Microsoft Hyper-V
  • Microsoft Database Engine
  • Microsoft Office

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