RPA en bancos: cómo empezar con un proyecto rentable y con gran impacto

Todos en la industria bancaria, incluso en bancos pequeños y cooperativas de crédito, han escuchado hablar sobre la Automatización Robótica de Procesos (RPA). A primera vista, pareciera que implementar la automatización significa comenzar con un gran proyecto, y plantea preguntas como:

• ¿RPA se puede utilizar en bancos pequeños y cooperativas de crédito?
• ¿Qué se puede automatizar exactamente con RPA?
• ¿En qué áreas y qué tareas conviene empezar a automatizar en un banco?
• ¿Cómo se evita que los robots de RPA le hagan perder el trabajo a los empleados humanos?

Usted podría intentar automatizarlo todo en un banco o cooperativa de crédito, pero este no es el enfoque más inteligente. Conviene empezar con un proyecto pequeño, que sea rentable y tenga un gran impacto en el Negocio, y eso requiere elegir las tareas y procesos a automatizar correctos. Y, además, conllevará la revisión de los procesos ya existentes para asegurarse de que no se automatizará uno por error, que tan solo debía ser reemplazado por otro.

En lugar de sentirse abrumado por todas las posibilidades que ofrece la automatización, comience con un proyecto pequeño, con algunos procesos específicos que le darán un rápido retorno de la inversión (ROI). Intentar abordar todos los procesos a la vez sin una dirección clara derivará en el fracaso de la implementación de RPA. Empezar en menor escala ayuda a demostrar el valor de la solución RPA que se ha adquirido, muestra a los empleados que RPA es un socio en lugar de una amenaza, y promueve algunas victorias tan importantes como estratégicas:

• Lo mantiene competitivo al aumentar la Seguridad (menos personas manejan información sensible), reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y manuales, y eliminar errores
• Además, si los empleados están cansados de realizar tareas manuales y redundantes, que les aburren y consumen mucha energía mental, pueden centrarse en los clientes, y es por esa razón, justamente, que los clientes acuden a los pequeños bancos y cooperativas de crédito, para hablar con un humano y sentir que no son solo un número.

Cada banco, independientemente de su tamaño, tiene que cumplir con diversas regulaciones y ser auditado periódicamente. Por eso, uno de los primeros procesos a automatizar en una institución bancaria puede ser la generación de reportes de auditoría. Con RPA, es posible crear tareas para auditorías BSA/AML, revisiones de transacciones ACH, auditorías de cumplimiento para préstamos y depósitos, y otros procesos clave como:

• Incorporación de usuarios
• Auditorías de Seguridad
• Auditorías de usuarios expirados
• Auditorías de usuarios inactivos
• Auditorías de eventos de log (event log)
• Generación de reportes de cumplimiento

A pesar de que estos reportes son esenciales, cuando son manuales puede ser fácil olvidar ejecutarlos. Y cuando aparezca un auditor no querrá que lo tome de imprevisto. Su primera victoria rápida con RPA llega gracias a ahorrar tiempo y tener las auditorías listas, ya que es posible programar la generación de reportes para que se ejecute regularmente, sin intervención humana.

Cada banco tiene una Mesa de Ayuda o Mesa de Servicio para problemas de IT. Y si bien no todos los tickets deben automatizarse, la implementación de RPA para solucionar algunos problemas comunes puede reducir la cantidad de correos electrónicos enviados al personal, y resolver más rápido incidentes manuales como:

• Restablecimiento de contraseña
• Instalalación de actualizaciones y parches
• Reinicio de servidor

Conjuntamente, se pueden automatizar procesos para verificar si el correo electrónico funciona, asegurarse de que Internet esté activo e identificar la ralentización de las aplicaciones. Si estos procesos se ejecutan de forma regular, es posible encontrar los problemas y resolverlos antes de que un usuario tenga la necesidad de contactar a la Mesa de Ayuda.

El mejor caso de uso para RPA son los procesos repetitivos, como los procesos de balance diario. Cuando necesita ejecutar procesos específicos varias veces al día o por semana, y debe esperar a que se complete una tarea antes de pasar al siguiente paso, ha identificado un gran proceso para automatizar.

Por ejemplo, supongamos que necesita iniciar sesión en un sitio web cada 3 horas, extraer totales de la página, descargar un archivo del sitio web, cargar el archivo en una carpeta de red, procesar datos y generar un informe, luego comparar la página web e informar los totales para asegurarse de que coinciden. Puede eliminar todos esos pasos manuales automatizando el proceso con una solución RPA.

La automatización de procesos con la tecnología RPA no solo lo libera al personal del trabajo manual, sino que también puede mejorar los procesos al usar una API para conectarse directamente a una fuente de datos, algo que los humanos no pueden hacer.

Tomemos a Aldergrove Financial por ejemplo. Tenían que extraer información de datos https todos los días para originar préstamos y habían escrito su propio script para hacerlo. El script no era confiable, y el equipo de IT con frecuencia tenía que terminar el proceso manualmente.

A los 5 minutos de usar una versión de prueba gratuita de una solución RPA, ya habían automatizado la tarea de originación del préstamo. Con este éxito, se dieron cuenta de que también podían mejorar otros procesos en toda la empresa, lo que les dio impulso para extender la automatización en la empresa.

Los tres procesos mencionados anteriormente son un excelente lugar para empezar a implementar RPA en un banco. Cuando llegue el momento de evaluar otros procesos a automatizar, considere los siguientes factores:

• Ahorro de tiempo: ¿cuánto tiempo ahorrará su equipo cuando no tenga que realizar esta tarea manualmente?
• Criticidad: ¿Cuán esencial es este proceso para el Negocio? ¿Ahorrará tiempo y generará un aumento en las ganancias?
• Error: ¿Cuál es el potencial de error humano para este proceso? ¿Qué impacto tiene el error en el Negocio?
• Esfuerzo para automatizar: ¿El proyecto requerirá más esfuerzo que simplemente realizar la tarea inicial de implementarlo y ponerlo en marcha?
• Urgencia: ¿Con qué rapidez se debe configurar esta tarea para proporcionar beneficios?
• Vida útil de la automatización: ¿Es posible reutilizar esta tarea? ¿Continuará proporcionando valor al Negocio en vez de ser utilizado una sola vez?

Use el siguiente cuadro que lo ayudará a documentar el proceso de automatización. La documentación mantiene a todas las partes involucradas al corriente del proyecto y, además, ayuda a evaluar el ROI y la efectividad una vez que se ha utilizado RPA por un tiempo.

Comenzar con RPA en la industria bancaria significa hacer que las personas hagan lo que solo las personas pueden hacer, mientras que los robots de software se encarguen lo que nadie quiere hacer (tareas manuales, repetitvas que consumen mucho tiempo, en las que generalmente se cometen errores). Configure algunos procesos iniciales, que sean rápidos de implementar y tengan gran impacto, para ayudar a su equipo a acostumbrarse a trabajar junto con robots de software. Esto establecerá a la Automatización Robótica de Procesos como una ayuda para su personal humano en lugar de una amenaza para sus puestos de trabajo y, además, lo ayudará a ver resultados positivos de inmediato.