¿Tiene pensado implementar la Automatización Robótica de Procesos en su empresa? No es el único. La popularidad de RPA está creciendo en muchas industrias, y es fácil entender por qué. Mientras la tecnología madura, los casos de éxito de RPA aumentan y subirse a la ola de la Automatización Robótica de Procesos parece una obviedad.
Pero las empresas que se han beneficiado a través de la Automatización Robotica de Procesos no implementaron solamente el software, sino que también tenían una estrategia. Desafortunadamente, existen otras empresas que llevan experimentan costosos errores en el proceso de implementación.
¿Usted va a ser uno de ellos? Aquí le ofrecemos cinco signos para identificar si su proyecto de RPA va en la dirección equivocada.
#1. Faltan personas claves en su equipo
Si ya se comprometió a implementar un software de Automatización Robótica de Procesos, no se olvide de invertir en el equipo que lo va a implementar y gestionar. Estas personas deberían estar entusiasmadas con la automatización y dedicarle tiempo al proyecto.
Recomendamos que el equipo de IT esté involucrado en el proyecto. Parte del atractivo del software de Automatización Robótica de Procesos es justamente su facilidad de uso, incluso si usted pertenece a una empresa que no es de tecnología. Sin embargo, el soporte de IT continúa siendo esencial para evitar aislamientos tecnológicos en la empresa, asegurar la implementación correcta y una Seguridad robusta.
Adicionalmente a IT, existen otros conjuntos de habilidades necesarias para que el proyecto de automatización sea exitoso en toda la empresa. Estas habilidades pueden encontrarse en una persona o en un conjunto de personas, pero ninguno de ellos debería ser dejado de lado al conformar el equipo.
Primero se debe tener en cuenta al Analista de Negocio. Se trata de alguien con talento para visualizar mejoras en los procesos. Ellos documentarán los procesos existentes y los rediseñarán para una óptima automatización. Esta persona debería, además, ser un individuo respetado que pueda liderar buenas discusiones con las partes interesadas del proceso.
El desarrollador es la persona que trabajará con la documentación del proceso del Analista de Negocio para construir flujos de trabajo automatizados. Dependiendo de las necesidades de su empresa y las capacidades de su solución de automatización, el desarrollador puede ser o no un programador.
También puede asegurarse de contar con un especialista de Operaciones que esté involucrado en la implementación de la Automatización Robótica de Procesos. El equipo de Operaciones será clave para manejar su automatización una vez que esté lista y funcionando, de modo que ellos deberían formar parte del equipo principal desde el comienzo.
Finalmente, necesitará un sponsor ejecutivo. Lo explicaremos mejor en el punto 5.
#2. Usted está automatizando las cosas equivocadas
La implementación de RPA debe comenzar con un proyecto piloto o una prueba de concepto. Este no es un proceso complejo, pero proporciona valores medibles a la empresa. El proyecto piloto será crítico para mantener el apoyo al proyecto.
Una vez que esté listo para escalar su automatización a toda la empresa, querrá considerar varios factores al momento de priorizar qué procesos automatizar. Su equipo de Proyecto de Automatización puede usar una matriz ponderada para evaluar cada candidato de automatización según criterios como: la importancia para el negocio, el ahorro potencial de tiempo, el esfuerzo de automatización y cualquier otro factor que pueda ser importante para usted. El equipo también debería revisar periódicamente las automatizaciones existentes para ver qué puede agregar más valor a la empresa.
Algunos procesos pueden ser automatizados de principio a fin, mientras que otros dependen de la intervención manual en ciertos puntos. Este último se suele llamar “Automatización asistida”. Si bien puede haber un lugar para ambos tipos de flujo de trabajo, la automatización asistida frecuentemente resulta un proceso más complejo y menos eficiente.
#3. Usted no está optimizando su Automatización
La Automatización Robótica de Procesos es capaz de seguir exactamente los mismos pasos que un operador humano, y para su proyecto piloto, es probable que esto sea exactamente lo que usted quiere. Automatizar un proceso es sencillo y rápido, solo necesita demostrar el valor del software sin poner demasiado esfuerzo. Además, es una buena alternativa para volúmenes pequeños de procesos o para aquellos que no son críticos.
Sin embargo, la automatización GUI no es el método más rápido o confiable para automatizar. Si usted tiene un proceso bastante frecuente, que involucra a varias personas, debe considerar optimizar sus flujos de trabajo automatizados. Revise los pasos del proceso y anote dónde puede automatizar a través del servidor; por ejemplo, con API y servicios web. Puede terminar con una combinación entre lo que ya existe y una automatización optimizada, o puede rediseñar por completo el flujo de trabajo de acuerdo con las mejores prácticas de flujo de trabajo.
¿Recuerda al Analista de Negocio que tiene en el equipo? Bueno, aquí es cuando la documentación de ese miembro del equipo es esencial. Los líderes de proyecto de Automatización generalmente fallan en comprender la complejidad de los procesos. Mucho de su conocimiento es trivial y su Analista de Negocio tendrá que hablar con una variedad de usuarios para asegurarse que no se pierdan de nada.
#4. No trate a la Automatización como un proyecto más.
La Automatización no es justamente algo que usted pueda armar y dejar de lado por proyectos más importantes. Es habitual que el proyecto piloto de automatización esté ejecutado con recursos limitados y sin la capacidad de escalar posteriormente. No está claro quién maneja el proyecto, la inversión en la automatización no aumenta más allá de un solo proceso o departamento, y no está la infraestructura correcta para respaldar la implementación de la Automatización Robótica de Procesos.
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#5. Pierde apoyo ejecutivo
Usted sabe que la implementación de su software de RPA le dará grandes beneficios a su empresa, pero el proyecto no va a llegar a ningún lado sin la aprobación ejecutiva.
Es probable que su sponsor ejecutivo se concentre en cómo su solución de automatización ayudará a la línea de fondo. Cuando inicialmente discuta el potencial ROI de la Automatización Robótica de Procesos, asegurese de cubrir áreas de ahorro, como mayor tiempo de actividad, reducción de errores y menos horas dedicadas a scripts personalizados, así como nuevos costos, incluyendo la capacitación de usuarios y el mantenimiento del software. Una vez que haya obtenido la aprobación para comprar el software RPA, no se vuelva demasiado complaciente: tendrá que mantener el apoyo ejecutivo a medida que implemente la automatización en toda su empresa.
Muchas veces esto se reduce a la selección inicial de un proceso para automatizar. Si bien es posible que desee automatizar los flujos de trabajo más frustrantes y complejos en su empresa, comience con algo que pueda comenzar a producir rápidamente. Al mismo tiempo, si el proceso no demuestra valor, también será difícil mantener la aceptación. Vaya por algo rápido pero significativo. Esto generará impulso y entusiasmo para futuros proyectos de RPA.
A medida que avance, es útil tener para su proyecto de Automatización a alguien del equipo ejecutivo en el comité directivo. Asegúrese de que cualquier historia de éxito de automatización se comparta. Esto generará entusiasmo por la Automatización Robótica de Procesos.
Ahora que sabe por qué los proyectos de Automatización Robótica de Procesos pueden fallar, ¿está listo para hacer que el suyo sea un gran éxito? Obtenga una demostración personalizada de Automate y descubra un software de RPA que le permitirá impulsar su Centro de Excelencia de Automatización.