Sieben Bots für Ihr Unternehmen

Bots setzen sich im Unternehmensbetrieb mehr und mehr durch. Hierbei handelt es sich nicht länger um Science Fiction und Ihre neuen Kollegen sehen auch nicht aus wie C-3PO. Die Bots, die derzeit die Geschäftswelt umkrempeln sind reine Software-Bots, die mithilfe einer Robotic Process Automation (RPA)-Lösung erstellt werden.

Software robots

Was ist ein Bot?

Die Bezeichnung „Bot“ beschreibt in Wahrheit eigentlich nur ein längst bekanntes Konzept. Bots finden sich auch in dem, was in der Regel als Agents bezeichnet wird. Das sind die Geräte, auf denen die Automatisierungslösung ausgeführt wird. Bots können auf PCs, Servern und virtuellen Maschinen installiert werden.

Bots sind fantastische Mitarbeiter. Sie machen keine Fehler, müssen abends nicht nach Hause und nehmen auch keinen Urlaub. Sie übernehmen gerne die „roboterhaften“ Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter verabscheuen. Benötigen Sie mehr Hilfe, können in wenigen Minuten neue Bots hinzugefügt (oder vorhandene Bots in Ihren digitalen Assets umprogrammiert) werden. Wenn Sie die Arbeit in der Nebensaison zurückfahren müssen, schalten sie einfach ein paar Bots ab, statt Personal abbauen zu müssen.

Der zunehmende Einsatz von Bots bedeutet womöglich, dass Sie sich jetzt Sorgen machen, weil Ihnen Roboter die Arbeit wegnehmen. Das Gegenteil ist der Fall: Robotic Process Automation (RPA) eröffnet Mitarbeitern neue Chancen, da sie ihnen langwierige, manuelle Aufgaben abnehmen, sodass mehr Zeit für strategische Tätigkeiten zur Verfügung steht, von denen das Unternehmen profitiert.

Welche Prozesse lassen sich mit Bots automatisieren?

Ein entscheidender Vorteil der Robotic Process Automation (RPA) ist Flexibilität. Ihre digitalen Assets können Routineprozesse, selbst wenn sich diese über mehrere Systeme erstrecken und IF/THEN-Operationen erfordern, spielend übernehmen. In einigen Fällen bietet es sich an, Prozesse vollständig zu automatisieren. Bei anderen Gelegenheiten können Bots Ihre Belegschaft unterstützen.

Obwohl Robotic Process Automation (RPA) praktisch überall in Unternehmen zum Einsatz kommt, leistet diese vor allem in einigen spezifischen Bereichen Herausragendes.

Hier sind die sieben wichtigsten Bots für Unternehmen:

1. Bot für die Website-Interaktion

Das Internet soll uns das Leben vereinfachen, macht in Wirklichkeit aber oft viel Arbeit. Wenn bei Ihnen noch Ihre Mitarbeiter (oder risikobehaftete eigene Skripte) Routineaufgaben wie die Anmeldung bei einer Website zum Hochladen von Dateien oder die tägliche websiteübergreifende Datenerfassung erledigen, ist es an der Zeit, dass Sie Unterstützung von einem Bot erhalten.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Jeden Tag meldet sich ein Mitarbeiter bei der Website eines Geschäftspartners an, navigiert durch mehrere Seiten, gibt Anmeldeinformationen ein und lädt Dateien herunter.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Jeden Tag meldet sich ein Bot bei der Website eines Geschäftspartners an, navigiert durch mehrere Seiten, gibt Anmeldeinformationen ein, lädt Dateien herunter und informiert einen Mitarbeiter, dass diese bereitstehen.

2. Datenmanagement-Bot

Moderne Unternehmen sind auf Daten angewiesen. Jedoch kämpfen die meisten von ihnen noch mit dem manuellen Aufwand beim Management der erfassten Daten. Ein Datenmanagement-Bot kann Daten extrahieren, ändern und verarbeiten, die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Lassen Sie sich von digitalen Assets bei Aufgaben wie der Eingabe von Daten in mehrere Berichte oder der Extraktion von Daten aus PDF-Dokumenten unterstützen.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Jeden Tag meldet sich ein Mitarbeiter bei einer Website an, kopiert Finanzdaten von der Website und fügt diese in einen Excel-Bericht ein. Anschließend lädt der Mitarbeiter den Bericht in SharePoint hoch.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Jeden Tag meldet sich ein Bot bei einer Website an, kopiert Finanzdaten von der Website und fügt diese in einen Excel-Bericht ein. Anschließend lädt der Bot den Bericht in SharePoint hoch.

3. IT-Services-Bot

Bei IT-Services sind Mitarbeiter aufgrund ihrer Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten unverzichtbar. Bots verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in einfachen Routineaufgaben untergehen.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Eine Anfrage zum Zurücksetzen eines Passworts geht ein. Ein Mitarbeiter nimmt sich zwischen dringenderen Aufgaben die Zeit, auf die Anfrage zu reagieren.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Eine Anfrage zum Zurücksetzen eines Passworts geht ein. Ein Bot übernimmt die Anfrage und führt die einfache regelbasierte Aufgabe aus, die das Passwort zurücksetzt.

4. HR-Bot

Selbstverständlich dreht sich in Personalabteilungen alles um Menschen, die Anwerbung, die Schulung und den erfolgreichen Einsatz dieser Menschen in Ihrem Unternehmen. Leider verschwenden hochqualifizierte Mitarbeiter in der Personalabteilung jedoch häufig wertvolle Zeit mit papierbasierten Abläufen. Bots können in sämtlichen Angelegenheiten die Personalabteilung unterstützen und den Mitarbeitern so die Zeit verschaffen, sich auf ihren eigentlichen Bereich zu konzentrieren: das Personal.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt. Er füllt zahlreiche Formulare, häufig mit redundanten Angaben, aus. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung legt mithilfe der Angaben ein IT-Supportticket an. Die IT-Abteilung legt den neuen Mitarbeiter in Active Directory sowie in VMware an und schließt das Ticket. Die Personalabteilung sendet eine E-Mail zum erfolgreichen Onboarding an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt. Er füllt ein Formular aus, das automatisch mit anderen Formularen synchronisiert wird, in denen dieselben Daten abgefragt werden. Ein Bot liest die Formulardaten aus und legt den Benutzer mit diesen in Active Directory sowie VMware an und benachrichtigt den Vorgesetzten.

5. Schadensbearbeitungs-Bot

Bei der Schadensbearbeitung müssen zahlreiche Dokumente bearbeitet und komplizierte Workflows befolgt werden. Bots optimieren den gesamten vorhandenen Prozess, von der Bearbeitung eingehender Formular und der Anspruchsprüfung bis hin zu Benachrichtigung, Zahlung usw.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Ein Mitarbeiter meldet sich bei einem Schadensbearbeitungssystem an und prüft, ob neue Anträge vorliegen. Der Mitarbeiter lädt die Anträge herunter, prüft diese und lädt diese in ein EDI-System. Anschließend kümmert sich der Mitarbeiter um die Leistungen. Bei Ausnahmen und Problemen wird der Fall beiseitegelegt und später von einem anderen Mitarbeiter übernommen. Der erste Mitarbeiter berechnet die Zahlungen und schließt die Schadensbearbeitung ab.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Ein Bot meldet sich bei einem Schadensbearbeitungssystem an, lädt neue Anträge herunter, prüft diese und lädt diese in ein EDI-System. Anschließend kümmert sich der Bot um die Leistungen. Bei Ausnahmen und Problemen wird der Antrag zur Kontrolle an einen Mitarbeiter gesendet. Alles andere erledigt der Bot.

6. Kreditorenbuchhaltungs-Bot

In praktisch allen Unternehmen werden ein- und ausgehende Rechnungen bearbeitet. Bots können eingehende Rechnungen automatisch verarbeiten, ganz gleich, ob diese in elektronischer oder in Papierform eingehen. Bots verlegen keine Formulare und machen auch keine Rechenfehler.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Eine Rechnung von einem Lieferanten geht per E-Mail ein. Ein Mitarbeiter lädt den Anhang herunter, ordnet die Rechnung dem Auftrag im ERP-System zu und gibt die Rechnung zur Bearbeitung weiter.

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Eine Rechnung von einem Lieferanten geht per E-Mail ein. Ein Bot liest die Rechnung mit OCR aus, ordnet diese dem entsprechenden Auftrag zu und gibt diese zur Bearbeitung weiter.

7. Callcenter-Bot

Selbstverständlich sind es die Mitarbeiter, die in einem Callcenter für herausragenden Service sorgen. Jedoch ist es für Mitarbeiter häufig schwierig, die Kunden- und Auftragsdaten unmittelbar aus verschiedenen Systemen abzurufen. Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA)-Bots, die Daten abrufen und aktualisieren bietet Ihre Belegschaft optimalen Kundenservice.

Ohne Robotic Process Automation (RPA)
Ein Kunde ruft wegen eines Problems mit einer Bestellung an. Der Callcenter-Mitarbeiter spricht mit dem Kunden und klickt sich zugleich auf der Suche nach Kundendaten, dem Status der Bestellung und dem Bestellverlauf durch mehrere Systeme. Der Kunde muss warten, bis der Mitarbeiter sämtliche Daten gefunden hat. Nach dem Anruf muss der Mitarbeiter neue Daten in die Datenbank eingeben. 

Mit Robotic Process Automation (RPA)
Ein Kunde ruft wegen eines Problems mit einer Bestellung an. Der Bot stellt dem Mitarbeiter alle Daten zur Verfügung, die dieser benötigt, um dem Kunden schnell und zuvorkommend weiterzuhelfen. Der Mitarbeiter nimmt einen anderen Anruf entgegen, während der Bot die Datenbank aktualisiert.

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